Tutti noi dobbiamo rapportarci con gli altri per realizzare i nostri obiettivi. E se lo facciamo al meglio le nostre possibilità di conseguirli aumenta di molto. Diventa quindi importante capire chi sono i soggetti con i quali abbiamo a che fare e come adoperarci per gestirli al meglio. Se lo facciamo riusciamo, oltre ad avere con loro rapporti migliori, anche ad essere più efficaci ed efficienti. Possiamo disporre di maggiori risorse e ottenere più facilmente un sostegno quando necessario. Vediamo quindi chi sono gli stakeholder di cosa parleremo in questo articolo:
>> I VANTAGGI DÌ UNA GESTIONE EFFICACE DEGLI STAKEHOLDER
>> QUANDO E’ NECESSARIO GESTIRE AL MEGLIO GLI STAKEHOLDER
>> CHI SONO GLI STAKEHOLDER
>> IL METODO PER LA GESTIONE EFFICACE DEGLI STAKEHOLDER
>>LO STRUMENTO OPERATIVO DÌ ESEMPIO PER SVOLGERE IL LAVORO
I VANTAGGI DÌ UNA GESTIONE EFFICACE DEGLI STAKEHOLDER
L’analisi delle parti interessate permette di capire chi sono queste ultime e dare loro un “peso” per gestirle al meglio. Non si tratta di snobbare quelle meno importanti (cerchiamo di trattare tutti con il giusto rispetto e considerazione, leggi a tal proposito l’articolo sulle competenze relazionali), ma di dedicare maggiore attenzione a quelle grazie alle quali possiamo costruire qualcosa di apprezzabile.
Fare ciò permette di ottenere i seguenti vantaggi:
- E’ possibile utilizzare le opinioni degli stakeholder più influenti. Questo aiuta a generare soluzioni efficaci ed efficienti. Inoltre aumenta la probabilità che supportino i progetti che gli vengono presentati;
- Se si riesce ad ottenere il sostegno di soggetti influenti è possibile conseguire maggiori risorse per le attività intraprese;
- Una costante comunicazione con gli stakeholder permette di tenerli aggiornati sui progressi dei progetti in corso, il che dà loro la possibilità di contribuire quando necessario.
- Si conoscono in anticipo le reazioni alle soluzioni scelte, avendo così il modo di pianificare le azioni per ottenere il sostegno degli stakeholder;
QUANDO E’ NECESSARIO GESTIRE AL MEGLIO GLI STAKEHOLDER
La maggior parte delle attività che intraprendiamo, come individui o come organizzazioni, dipendono dal contributo e dalla collaborazione positiva di altri. Quindi quando dobbiamo iniziare un nuovo progetto o una nuova attività, è quasi sempre necessario l’aiuto e il supporto di altri. Questi ultimi, siccome interessati all’esito, potrebbero contribuire in modo positivo alla scelta e implementazione o nella peggiore delle ipotesi ostacolarla boicottandola. E’ importante quindi coinvolgere e sondare le parti interessate – stakeholder per capire le loro opinioni, esigenze ed aspettative. Questo può fare la differenza tra un progetto o una soluzione che ha successo e una che fallisce. E’ necessario quindi imparare anche a gestire al meglio i feedback.
CHI SONO GLI STAKEHOLDER
Per parti interessate (o stakeholder) si intendono quelle persone, enti o organizzazioni che, per vari motivi, vengono interessate dal lavoro svolto e dalle decisioni prese. Possono essere collaboratori, lavoratori, clienti, fornitori, banche, assicurazioni, comuni etc.
IL METODO PER LA GESTIONE EFFICACE DEGLI STAKEHOLDER
Veniamo ora al metodo per la gestione efficace degli stakeholder, in particolare nelle fasi di generazione e selezione delle alternative di un nuovo progetto da avviare. Il metodo è composto da tre fasi, vediamole:
FASE 1 – INDIVIDUAZIONE DELLE PARTI INTERESSATE
Il primo passo è individuare chi sono gli stakeholder. Anche per questa attività è utile coinvolgere un team di persone in una sessione di brainstorming. Per individuare chi sono bisogna pensare alle persone o agli enti che:
- Vengono influenzate dalla decisioni prese;
- Possono influire sulle decisioni;
- Hanno un interesse sul fatto che la soluzione scelta posso andare a buon fine con efficace implementazione o meno;
FASE 2- ASSEGNAZIONE PRIORITÀ AGLI STAKEHOLDER
Una volta fatta la lista delle parti interessate bisogna dar loro delle priorità. Ognuno di loro infatti avrà un ‘influenza e un interesse diverso relativamente alla soluzione che stiamo cercando. Possiamo quindi classificarli inserendoli in una matrice nella quale riporteremo sull’asse verticale il loro grado di influenza e nell’asse orizzontale il loro grado di interesse per la soluzione da individuare.
A seconda poi del quadrante nel quale vengono inseriti i vari portatori di interesse, dobbiamo gestire questi ultimi in maniera differente. Vediamo le quattro categorie:
ALTA INFLUENZA ED ALTO INTERESSE – GESTISCILI DA VICINO
Sono gli stakeholders che devono essere maggiormente informati e coinvolti nella scelta della soluzione. Bisogna inoltre cercare di ottenere la loro massima soddisfazione.
ALTA INFLUENZA E BASSO INTERESSE – TIENILI SODDISFATTI
Sono le persone o gli enti che bisogna gestire mantenendo alta la loro soddisfazione senza infastidirli con eccessive informazioni o richieste di feedback.
BASSA INFLUENZA E ALTO INTERESSE – TIENILI INFORMATI
Mantieni questi stakeholder adeguatamente informati e parla con loro per assicurarti che non si verifichino problemi significativi. Queste figure possono essere utili per lo sviluppo di possibili soluzioni.
BASSA INFLUENZA E BASSO INTERESSE – TIENILI CONTROLLATI
Controlla l’opinione di queste persone o enti senza annoiarle con una informazione eccessiva.
FASE 3- CONOSCENZA STAKEHOLDER
Una volta effettuata la fase due si può procedere con la fase di indagine per acquisire ulteriori informazioni sulle parti interessate. Dobbiamo quindi capire le loro esigenze, bisogni ed aspettative. E’ necessario inoltre cercare di capire le loro reazioni alle scelte alternative che è possibile effettuare, come coinvolgerli nella scelta e implementazione della soluzione e come comunicare al meglio con loro.
LO STRUMENTO OPERATIVO DÌ ESEMPIO PER SVOLGERE IL LAVORO
Bene, ora se vuoi passare all’azione ti consiglio di scaricare il foglio Excel che abbiamo predisposto per fare il lavoro operativo. Contiene anche un esempio di analisi degli stakeholder per capire meglio il metodo descritto in questo articolo.
