SMART WORKING:COMUNICAZIONE E INTRODUZIONE

Una guida alle modalità di attivazione, dalla comunicazione alle competenze e al mindset indispensabili.

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Lo Smart Working è una modalità di lavorare che conviene ad entrambe le parti, datore di lavoro e lavoratori. Verrà quindi sempre più utilizzata in futuro. E’ un sistema che da dei vantaggi in termini economici,  di ore di lavoro risparmiate, di minori costi, di rapporti professionali e altri che vedremo all’interno dell’articolo. Ma Smart Working non significa semplicemente dare maggiore flessibilità ai lavoratori. La comunicazione formale della volontà di attivare questa modalità di lavoro è solo il primo passo.

Chi pensa di introdurre questa modalità di lavoro e di mantenere invariate le competenze e le modalità di gestione sta facendo un grosso sbaglio. Lo Smart Working infatti richiede l’acquisizione di nuove skill, sia da parte dei datori di lavoro e manager, che da parte dei lavoratori. “Lo Smart Working non è solo una moda, è un cambiamento che risponde alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società nel suo complesso, e come tale è un fenomeno inarrestabile. La dinamica con cui sta crescendo nel nostro Paese tuttavia, non è abbastanza veloce – afferma Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working.

Se ti interessa abbiamo creato una guida apposita per l’introduzione efficace dello Smart working all’interno delle organizzazioni.

CHI AVRÀ PROBLEMI CON LO SMART WORKING

Lo Smart Working, avendo degli indubbi vantaggi sia per le organizzazioni che per i lavoratori, rappresenta una grossa opportunità per entrambe le parti. Bisogna però essere coscienti che i vecchi modi di lavorare non possono più continuare ad esistere.

Le organizzazioni devono adeguare le competenze dei loro manager e dirigenti e i lavoratori devono adeguare le loro. Ma non è solo le competenze che devono essere aggiornate, ma anche il mindset, cioè l’approccio e la mentalità con i quali si lavora. Ed è un grosso cambiamento quello necessario.

Le distanze e la mancanza della possibilità di supervisione diretta da parte dei superiori porteranno a dover necessariamente cambiare il tipo di rapporto esistente tra datore di lavoro e lavoratore. Ma anche le modalità con le quali si gestiscono i progetti, si gestisce il tempo a disposizione per il lavoro, si comunica, si collabora e si prendono le decisioni. Insomma il lavoratore dovrà adeguarsi, cambiare approccio e mentalità, ma anche manager e dirigenti dovranno possedere le giuste skill per adeguarsi al nuovo sistema.

E chi pensa di introdurre lo smart working senza innovare competenze a approccio, mantenendo le vecchie abitudini e modalità di lavoro, andrà incontro a grossi problemi di produttività, risultati, rapporti professionali e di comunicazione.

PERCHÉ LO SMART WORKING CONVIENE A DATORI DI LAVORO E LAVORATORI

Secondo i dati riportati nell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, riguardante un campione di 1000 lavoratori rappresentativo della popolazione di impiegati, quadri e dirigenti che lavorano in organizzazioni di almeno 10 addetti, ci sono molti dati che indicano come davvero conveniente questa “nuova” modalità di lavorare. Innanzitutto diciamo che gli smart worker sono in costante crescita e hanno raggiunto nel 2019 la quota di 570.000 unità, in crescita del 20%! rispetto al 2018.

Sotto trovate altri dati riportati in questo osservatorio, che attestano i vantaggi e il maggior gradimento di questa prassi lavorativa.

Si dice soddisfatto della sua professione

Smart Working: lavoratori che si dichiarano soddisfatti della propria professione
Percentuale di lavoratori che si dichiarano soddisfatti della propria professione

Lavoratori coinvolti che condividono valori, obiettivi e priorità dell’azienda.

Smart Working: lavoratori coinvolti
Percentuale di lavoratori coinvolti

Principali benefici dello Smart Working secondo le aziende.

Smart Working: i benefici per le aziende
Benefici per le aziende dello Smart Working

Lavoratori che desiderano restare più a lungo in azienda.

Smart Working: lavoratori più fedeli all'azienda
Percentuale di lavoratori che restano più fedeli all’azienda

COSA SERVE PER FARLO FUNZIONARE DAVVERO

Come visto quindi ci sono diversi vantaggi che portano lo smart working ad essere sempre più diffuso. Abbiamo anche visto però che non è possibile, se non si vuole andare incontro a grossi problemi, continuare a mantenere le vecchie competenze, modalità e approcci.

Ma quali sono le nuove skill, prassi e  i metodi necessari?

Innanzitutto è necessario che manager e dirigenti adeguino le loro competenze relative alla gestione del personale. Che devono essere aggiornate secondo le necessità richieste dalla diversa modalità di lavorare ma anche dalle intervenute modifiche culturali degli ultimi anni. Vecchi schemi e modelli non sono più efficaci. E chi continua ad usarli va incontro a conflitti con i propri lavoratori e inefficienza.

Devono essere adeguate le modalità con le quali vengono valutati i lavoratori, che non può più essere basato sulla quantità di ore passate in ufficio.

Andranno adeguate la modalità di gestione delle attività e dei progetti. Bisognerà rivedere il modo di collaborare e scambiarsi informazioni. Devono essere riviste le modalità con le quali si prendono le decisioni, dovranno essere fornite delle competenze nel time management e dovranno essere riviste le conoscenze, la condivisione e la diffusione degli obiettivi. Insomma i vantaggi sono considerevoli ma anche l’aggiornamento richiesto è rilevante.

Ed è per questo che abbiamo pensato di redigere una guida apposita per gli imprenditori che hanno intenzione di introdurre questa modalità di lavoro.

COMUNICAZIONE SMART WORKING: COME ATTIVARE QUESTA MODALITÀ DI LAVORO

Le modalità da utilizzare per effettuare la comunicazione di inizio smart working le potete trovare su una apposita pagina del ministero del lavoro, a questo indirizzo.

COS’È VERAMENTE LO SMART WORKING

Secondo quanto riportato sul sito del ministero del lavoro “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

La normativa invece parla di “svolgimento della prestazione lavorativa, basata sulla flessibilità di orari e di sede e caratterizzata, principalmente, da una maggiore utilizzazione degli strumenti informatici e telematici, nonché dall’assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti anche al di fuori dei locali aziendali”

Bisogna però distinguere tra smart working e altre forme quali agile working, remote working e flexible working.

SMART WORKING:LE REGOLE

L’attivazione dello smart working prevede la stipula di un accordo scritto tra azienda e lavoratore contenente una serie di informazioni obbligatorie relative a regole che le parti devono rispettare. Queste in ambiti come ad esempio:

  • Retribuzione;
  • Sicurezza;
  • Misure organizzative;
  • Durata dell’accordo;
  • Preavviso;
  • Supporti tecnologici che verranno utilizzati;
  • Regole generali che il lavoratore deve rispettare;

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