PRIORITÀ:ECCO COME DEFINIRLE

Definisci le priorità per utilizzare al meglio il tuo tempo

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Se vi capitano dei periodi in cui avete molta carne al fuoco, siete pieni di idee brillanti, progetti su cui lavorare, possibilità entusiasmanti, opportunità interessanti e vi rendete conto che non avete il tempo a disposizione per svolgere tutte le attività che servirebbe per poterle realizzare, allora il metodo che stiamo per vedere fa al caso vostro. In questi casi infatti bisogna fare delle scelte ed individuare le priorità. Bisogna cioè focalizzarsi, per ottenere più risultati con meno sforzo. Ed evitare di invischiarsi in attività che richiedono molto tempo e producono pochi effetti.

Come sappiamo, il tempo è la risorsa più preziosa e dobbiamo utilizzarla al meglio, per non sprecare inutilmente energie e competenze. Non lo si può acquistare, ne abbiamo a disposizione tutti la stessa quantità, indipendentemente dal conto in banca, 24 ore al giorno, c’è chi lo impiega bene per realizzare i propri obiettivi e chi lo impiega male e si lamenta.

Il metodo che andremo a vedere fa parte delle tecniche di time management e ci indica come impiegare il tempo in modo efficiente (quanta energia impiego per lo svolgimento delle attività) dedicandoci a quelle attività a maggior priorità. Quelle cioè che hanno il miglior rapporto costi/benefici per il raggiungimento degli obiettivi prefissati, delegando o eliminando le altre attività. Da non confondere con la matrice importanza/urgenza del metodo Eisenhower, la quale ci permette di organizzarci in modo tale da effettuare il maggior numero di attività, sempre in ordine di priorità, ma con maggior enfasi sul’efficacia (quante attività riesco a svolgere).

Quello che vedremo in questo articolo è il metodo della matrice della priorità d’azione e serve per sfruttare al meglio il nostro tempo, le nostre energie, le nostre competenze e il nostro entusiasmo.

Scopo dello strumento, è inquadrare i compiti che abbiamo in programma all’interno di una delle categorie indicate nella matrice sotto riportata.

Matrice della priorità d’azione

Vediamo le singole categorie:

VITTORIE VELOCI

Sono quei compiti a maggior efficienza, quelli cioè che producono il maggior risultato con il minimo sforzo. E’ su questi che bisogna concentrare le proprie energie, mettendole in cima alle nostre priorità.

GROSSI PROGETTI

Sono compiti che producono risultati importanti ma che necessitano di un impegno rilevante. Questi possono rubare tempo alle attività a vittoria veloce, bisogna ponderare bene.

RIEMPITIVI

Sono quelle attività poco impegnative e che producono pochi risultati. Falle se hai del tempo a disposizione, altrimenti delegale a qualcuno se hai altre attività a maggior impatto da fare.

COMPITI INGRATI

Sono quelle attività che bisogna cercare di evitare, quelle cioè che richiedono un grosso sforzo e che producono pochi risultati. Mettile in fondo alle tue priorità.

Ma come possiamo procedere per catalogare in questo modo le attività?

Vediamo i passi da seguire.

DEFINIZIONE PRIORITÀ – LE QUATTRO FASI

FASE 1

Fai l’elenco delle attività che vorresti effettuare

FASE 2

Usando una tabella come quella sotto riportata, per ogni attività assegna un valore al suo impatto (per il raggiungimento dei tuoi obiettivi) e allo sforzo richiesto per effettuarla. Puoi utilizzare ad esempio una scala da 1 a 10, dove 1 sta per minimo e 10 sta per massimo.

Più risultati con meno sforzo
Tabella per assegnazione valori IMPATTO e SFORZO

FASE 3

A questo punto devi inserire le attività così valutate nei quadranti della matrice vista precedentemente, anch’essa avente sugli assi impatto e sforzo una scala uguale a quella utilizzata per la valutazione (ad esempio da 1 a 10, come visto).

FASE 4

Adesso sei pronto per dare le giuste priorità alle tue attività, dedicandoti soprattutto a quelle del quadrante in alto a sinistra, poi a quelle nel quadrante in alto a destra ed infine a quelle in basso a sinistra. Cerca di eliminare quelle nel quadrante in basso a destra.

Nell’esempio precedente ci troveremmo questa matrice:

Quello che è importante più dell’utilizzo in sé dello strumento, è assimilare questa visione e approccio alla gestione delle attività, che ci permette di focalizzarci sui compiti giusti per ottenere più risultati con meno sforzo.

Questo approccio informale e personale può essere reso più professionale e  basato su dati misurabili sostituendo i due assi impatto/sforzo con ritorno finanziario/mesi persona.

Per assegnare invece la priorità ai progetti in base alla loro probabilità di essere sostenibili, possiamo mettere sugli assi della matrice impatto e fattibilità, procedendo poi come spiegato in precedenza.

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Flavio Castelli

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