PRESENTAZIONI EFFICACI: 10 ERRORI DA EVITARE

Per presentazioni chiare e convincenti

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Saper realizzare delle presentazioni efficaci è davvero importante quando devi raggiungere certi obiettivi. Ad esempio con il tuo capo, con i tuoi clienti, con dei potenziali investitori o con i tuoi allievi. Vedremo nei prossimi capitoli il dettaglio dell’uso delle presentazioni. Quello che devi sapere ora è che la qualità delle tue presentazioni, in certe occasioni, fa la differenza tra il raggiungere o meno un obiettivo.

E, di conseguenza, condiziona la tua capacità di ottenere dei risultati, nella tua vita professionale e privata.

Delle presentazioni efficaci sono uno strumento importante della buona comunicazione e le tipiche conseguenze di presentazioni di scarsa qualità sono:

Ascoltatori poco coinvolti, annoiati o poco attenti;
Perdita di opportunità con potenziali clienti ed investitori;
Minori possibilità di uno sviluppo professionale per incapacità di convincere il tuo interlocutore della bontà dei tuoi argomenti;
Ascoltatori che non capiscono i concetti esposti;
Perdita di tempo per esposizione di argomenti di scarsa utilità pratica;

Come puoi ben capire quindi, per fare delle buone presentazioni è necessario possedere delle competenze nella comunicazione efficace.

Ma vediamo quali argomenti tratteremo in questo articolo:

QUANDO TI CONVIENE FARE USO DI PRESENTAZIONI EFFICACI

Una buona presentazione, fatta con la giusta tecnica, è uno strumento davvero utile che ti aiuta molto nel presentare un argomento in modo veramente efficace. Nel prossimo capitolo ti spiego perché. Ora invece ti voglio riportare degli esempi di occasioni nelle quali una buona presentazione è un aiuto fondamentale nell’esposizione di concetti, progetti, informazioni, situazioni, storie.

Vediamoli. Una presentazione efficace è utile quando devi:

  • Presentare nuovi prodotti/servizi;
  • Convincere, ad esempio il tuo capo o un potenziale investitore, della bontà di un nuovo progetto;
  • Educare/sensibilizzare delle persone relativamente ad alcuni concetti tramite della formazione;
  • Esporre delle informazioni, soprattutto quando queste sono molte e strutturate/articolate;

ECCO PERCHE’ UNA PRESENTAZIONE EFFICACE E’ UN OTTIMO STRUMENTO DA USARE

Chi ha competenza nella comunicazione e svolge professionalmente delle presentazioni e ha quindi abilità nel publick speaking sa che l’elemento più importante della presentazione è lo speaker. Cioè la sua capacità di essere chiaro, coinvolgente, convincente, carismatico. E’ la sua abilità di catturare e trattenere l’attenzione del suo interlocutore o della platea. E per riuscirci ci vuole competenza, frutto di studio, esperienze e pratica.

Solo dopo, in ordine di importanza, vengono gli strumenti utilizzati come supporto alla presentazione, che aiutano ad esporre, chiarire ed enfatizzare concetti, amplificare emozioni. E le tecniche da usare per produrre slide davvero efficaci puntano molto sul minimalismo e sulla semplicità. Poco importa quindi quale strumento userai come aiuto. Che tu voglia produrre una presentazione power point oppure che tu voglia usare presentazioni Google, cambia poco. Quello che è davvero importante è conoscere le tecniche di comunicazione per esseri efficaci.

Vuoi scoprire quanto sei abile nella comunicazione e ottenere indicazioni personalizzate?

Ma vediamo i vantaggi che si ottengono quando si riesce a produrre una presentazione di qualità che coglie nel segno.

Hai realizzato una buona presentazione quando il pubblico o l’interlocutore:

E’ coinvolto, partecipe e interessato (fai attenzione al linguaggio del corpo di chi hai di fronte per ottenere dei feedback);
Reagisce con le emozioni che volevi suscitare;
Capisce chiaramente i concetti esposti (interagisci con i tuoi interlocutori, anche per chiedere se stanno capendo);
E’ convinto della proposta fatta-dei concetti esposti;
Recepisce chiaramente le informazioni trasmesse;

A CHI SERVE PRODURRE PRESENTAZIONI EFFICACI

Per quanto detto in precedenza, è abbastanza chiaro a questo punto quali sono le figure professionali che necessitano di una buona abilità nel produrre ottime presentazioni. E’ una competenza che serve quindi soprattutto a commerciali, imprenditori, formatori, insegnanti e manager.

ECCO I 10 ERRORI DA EVITARE PER FARE UNA BUONA PRESENTAZIONE

Vediamo quindi ora, in dettaglio, quali sono i dieci errori comuni normalmente fatti da chi ha poca esperienza con la realizzazione di presentazioni efficaci.

1-NON PREPARARSI A SUFFICIENZA

L’elemento principale che determina la qualità della presentazione è la preparazione che hai sull’argomento. Più ti sei preparato, più hai studiato l’argomento e pianificato la struttura dei concetti da esporre e più è probabile che tu riesca a produrre una buona presentazione. Aggiungo anche che, oltre alla preparazione, serve anche passione per l’argomento-il prodotto servizio o il concetto che andrai ad esporre.

Quando sei preparato e appassionato riesci ad essere chiaro, naturale, più rilassato e convincente. Infatti quando conosci bene il materiale da presentare è meno facile essere nervoso o confuso.

2-NON FARE UN SOPRALLUOGO PRIMA DELL’EVENTO

Fare un sopralluogo prima dell’evento ti permette di valutare il tipo di ambiente in cui ti troverai e l’attrezzatura che avrai a disposizione. Questo ti permetterà di prepararti al meglio ed evitare spiacevoli disguidi tecnici che potrebbero impedire la presentazione (ad esempio una incompatibilità tra i tuoi supporti informatici e l’impianto presente nella struttura).

Pensa a quanto può essere spiacevole scoprire all’ultimo minuto che il tuo PC portatile non può essere collegato con il proiettore presente nel locale dove andrai a presentare.

Oppure che nel locale sono presenti elementi di disturbo quale ad esempio un rumore eccessivo. Oppure fa troppo caldo o troppo freddo.

3-NON DIMOSTRARE INTERESSE ALLE ESIGENZE DEL PUBBLICO

E’ buona norma prima di iniziare la presentazione, verificare se il tuo pubblico è a proprio agio e comunicare il programma dell’evento. Annuncia gli orari di inizio e di fine, fai in modo di prevedere delle pause e di comunicarle prima dell’inizio. Così i tuoi interlocutori si possono organizzare al meglio e sapranno che avranno il tempo per fare le loro cose (bisogni fisiologici, spuntini, telefonate etc) e saranno più rilassati. E presteranno maggiore attenzione.

4-SCELTA DI CONTENUTI INADEGUATI

E’ importante anche cercare di capire preventivamente, cosa interessa veramente al pubblico che interverrà alla tua presentazione.

Perché hanno deciso di venire alla tua presentazione? quali sono gli argomenti che già conoscono a sufficienza? quali argomenti vorrebbero sentire? con quanti e quali particolari?

Bisogna quindi definire bene quali contenuti presenterai, con quale dettaglio, con quale linguaggio (più o meno tecnico, è buona norma comunque ridurre al minimo il gergo specialistico di una professione, a meno che gli ascoltatori non siano tutti tuoi colleghi).

5-USO DI GRAFICA NON EFFICACE

Delle immagini efficaci sono un ottimo strumento da usare come aiuto alla tua presentazione. Un’immagine conta più di mille parole si dice. Ed è vero. Un’immagine chiarisce ed enfatizza un concetto, suscita emozioni, trasferisce informazioni semplificandole (con un grafico riesci a presentare molti dati in modo chiaro e sintetico-evita l’uso di tabelle piene di numeri).

Adotta uno stile minimalista. Semplicità è chiarezza, lascia pure degli spazi vuoti. Less is more! Usa quindi poco testo (seleziona bene le parole importanti da usare e ricorda che..il nostro cervello ricorda molto poco di quello che sente). Non usare colori sgargianti o animazioni inutili, distraggono.

6-ESSERE RIDONDANTI (TROPPI CONCETTI/INFORMAZIONI)

Come già detto sopra, LESS IS MORE. Un errore tipico dello speaker novizio è il voler dire TUTTO. Impossibile. Ma anche se fosse possibile, nella maggioranza dei casi sarebbe inutile se non controproducente. Rischieresti di annoiare il pubblico che a quel punto, da annoiato rischierebbe di perdersi dei concetti importanti. Meglio quindi concentrarsi su questi ultimi e tralasciare i dettagli poco utili o poco interessanti, o i concetti secondari di poca importanza.

Ricorda che:

“La PERFEZIONE non si ottiene quando non si ha più niente da aggiungere ma quando non si ha più niente da TOGLIERE”

e che stando ai risultati di studi scientifici il nostro cervello ricorda poco, non presta attenzione alle cose noiose, seleziona le cose più importanti da tenere in memoria, reagisce meglio alle immagine che al testo e ha un range di attenzione di 20-25 minuti. Dopodiché se si vuole ripristinare la massima attenzione bisogna fare una pausa.

7-TROPPO TESTO NELLE SLIDE

Altro errore tipico di chi è alle prime armi nelle presentazioni è mostrare delle slide con i cosiddetti “muri di testo”.
Cioè una diapositiva caratterizzata dall’eccessiva presenza di testo e assenza di spazi o grafica. Che come abbiamo visto nei punti precedenti, non è un metodo efficace di esporre concetti o informazioni.

8-SCARSA ABILITA’ NEL PUBLICK SPEAKING

Anche le abilità che caratterizzano chi ha competenze nel public speaking sono fondamentali per delle presentazioni efficaci. Se non le conosci risulterai impacciato, nervoso, poco convincente e poco chiaro. Quali sono queste abilità?

Sono la capacità di essere naturali e rilassati di fronte ad un pubblico, di adottare un atteggiamento carismatico, di essere chiari e convincenti, di usare il linguaggio del corpo per potenziare l’esposizione e per suscitare emozioni.

Come tutte le abilità, anche questa la si impara con lo studio delle tecniche disponibili e con l’esperienza.

9-EVITARE IL CONTATTO CON GLI OCCHI

Altro errore tipico di chi è alle prime armi o non ha competenze sufficienti in materia è evitare il contatto visivo con il pubblico. Questo perché magari non si è preparati abbastanza e quindi si passa il tempo a leggere un copione (vedi punto numero 1).

Oppure perchè passi il tuo tempo a guardare lo schermo, o il pavimento, o il soffitto.

Il contatto con il pubblico e lo sguardo creano empatia e coinvolgimento, usalo.

10-ESSERE STATICI

Stare fermi o essere troppo statici è un altro errore dello speaker poco efficace. Come già detto, è importante usare il linguaggio del corpo. Quest’ultimo è quello che, nella comunicazione, contribuisce maggiormente a produrre un’impressione (positiva o negativa) di te e dell’argomento che stai esponendo al tuo interlocutore. Molto di più che delle parole che userai.

E’ importante quindi la postura che adotterai, i gesti e i movimenti che farai, le espressioni del viso che userai. Questi devono essere coerenti con gli altri due livelli della comunicazione, cioè quella verbale e para-verbale. Solo quando tutti e tre i livelli della comunicazione sono coerenti tra loro riusciamo a produrre una presentazione davvero efficace.


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