PDCA: il ciclo di Deming per il miglioramento continuo

Il modo per risolvere i problemi e gestire il cambiamento

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Il ciclo PDCA o ciclo di Deming, è il metodo migliore per attuare il miglioramento continuo, testare dei cambiamenti e risolvere i problemi. E’ uno strumento davvero efficace quindi per migliorare le tue prestazioni. Come persona o come azienda. E’ infatti un sistema studiato per testare delle novità focalizzate a migliorare una certa situazione o performance. E prevede di intraprendere delle attività, all’interno di 4 fasi, organizzate in modo semplice ma razionale. In un processo continuo, che ti permette di portare delle migliorie in modo efficiente e prudente, senza rischiare di investire grosse risorse in qualcosa che non sai ancora se potrà funzionare al meglio.

Ma vediamo di cosa ti parlerò in questo articolo:


Quando si usa il ciclo PDCA

Il ciclo di Deming o PDCA, dall’acronimo delle quattro fasi di cui è composto, che ti descriverò meglio più avanti in questo articolo, è uno strumento che si usa soprattutto quando è necessario pianificare delle azioni per migliorare una certa situazione. Il bello di questo metodo è che è universale e può essere utilizzato in qualsiasi tipo di azienda o organizzazione.

Per migliorare qualunque processo, prodotto o servizio. E’ un approccio che si usa molto quindi nei sistemi qualità, focalizzati al miglioramento continuo.

Lo puoi usare ad esempio quando scopri, misurando la soddisfazione dei tuoi clienti (ricordati che non puoi migliorare qualcosa che non stai misurando), che questa è in calo perché ci sono delle prestazioni in cui non stai facendo bene. E devi migliorare. Ad esempio devi eliminare dei ritardi nelle consegne dei tuoi prodotti/servizi. Oppure ci sono delle caratteristiche dei tuoi prodotti/servizi che non convincono e vuoi migliorarle. In questi casi questo metodo ti viene in aiuto.

Perché conviene usare questo approccio

E’ importante avere la predisposizione per il continuo miglioramento. Il mondo è in continua e rapida evoluzione. I cambiamenti di gusti, modi, aspettative ed interessi sono sempre più rapidi e bisogna adeguarsi velocemente. Proponendo cose nuove, oppure cose già fatte ma riviste. Inoltre, essendoci molta concorrenza, bisogna riuscire a fare le cose giuste e nello stesso tempo farle bene. Il che significa con un utilizzo di risorse ottime. Altrimenti se la concorrenza fa lo stesso tipo di prodotti/servizi, con una maggior qualità e a minor prezzo..sei fregato.

Capito questo banale concetto è facile però perdersi e non avere bene in mente quali devono essere i passi concreti da seguire per mettere in pratica i cambiamenti necessari. E qui interviene il ciclo PDCA. Ma perché conviene usare questo approccio? i motivi sono tanti. Tra i più importanti ci sono:

  • Ti permette di ottimizzare i tuoi prodotti/servizi prima del loro rilascio sul mercato;
  • Puoi testare in modo razionale diverse soluzioni ad un problema, con l’utilizzo minimo di risorse (tempo e denaro);
  • Ti permette di raggiungere i tuoi obiettivi nel più breve tempo possibile;

A chi è utile soprattutto il ciclo PDCA

Come forse avrai intuito, questo metodo è utile soprattutto a imprenditori, liberi professionisti, manager della qualità e project manager. Insomma a tutte quelle figure professionali che hanno necessità di ottimizzare dei prodotti e/o dei servizi nel minor tempo possibile e con l’utilizzi minimo di risorse. Usando uno strumento logico e razionale che indichi loro le fasi necessarie per poterlo fare.

Cos’è il ciclo PDCA-la definizione

Il ciclo PDCA, o altrimenti detto ciclo di Deming, è un processo per il miglioramento continuo. Finalizzato all’ottenimento delle migliori caratteristiche e prestazioni possibili di prodotti e/o servizi. PDCA è l’acronimo delle 4 fasi che lo caratterizza e cioè Plan, Do, Check e Act.

Fu inventato dal Dr William Edwards Deming per identificare il motivo per cui alcuni prodotti non soddisfano le aspettative dei clienti.

Ecco le 4 fasi del ciclo PDCA

Ed eccoci finalmente a spiegare nel dettaglio quali sono le quattro fasi di questo ciclo di Deming. Come già detto nella definizione queste sono:

  • Plan-pianifica
  • Do-fai
  • Check-valuta
  • Act-Aggiorna-standardizza

Vediamole

Immagine tratta dal libro “Problem solving efficace- i tre passi e gli strumenti giusti per risolvere i problemi ed evitare sprechi di tempo e denaro”

Plan-pianifica

Ritengo la prima fase di pianificazione la più importante. Perché se fatta bene permette di evitare di sprecare tempo e denaro nelle fasi successive. Questa fase contiene il processo dedicato al Problem solving. Nel mio libro “Problem solving efficace- i tre passi e gli strumenti giusti per risolvere i problemi ed evitare sprechi di tempo e denaro” individuo le tre fasi di questa attività, che sono:

  • 1-Diagnosi del problema;
  • 2-Ricerca alternative;
  • 3-Scelta della soluzione;

Ognuna di queste tre fasi è necessaria e importante. E richiede metodo e strumenti adatti, di cui ti parlo nel libro. Ma quella a cui conviene dedicare più tempo è la fase di diagnosi.

John Dewey ha detto:

“Un problema ben definito è già mezzo risolto”.

Detto ciò, una volta che hai individuato la soluzione più efficace ed efficiente per il tuo problema devi pianificare le attività necessarie per metterla in pratica.

Svolta questa fondamentale prima fase puoi passare alle successive.

Do-fai

Ora che hai trovato la soluzione efficace ed efficiente ai tuoi problemi e hai pianificato le azioni necessarie per implementarla puoi passare all’azione e attuare quanto pianificato.

Check-Valuta, verifica

In questa fase devi controllare ciò che hai fatto. Per verificare se ha portato ai risultati e obiettivi sperati. Devi quindi cercare e valutare:

  • Gli elementi positivi del lavoro svolto fino a quel momento. Come ad esempio i processi che avevi pianificato che stanno funzionando come previsto, le caratteristiche dei prodotti e servizi che risultano di qualità, che hanno buone caratteristiche e/o buone prestazioni;
  • Gli elementi dubbi. Cioè tutto ciò di cui non sei sicuro della bontà o del funzionamento;
  • Gli elementi negativi. Cioè quelle cose che non hanno funzionato o che hanno funzionato male;

Act-Aggiorna, standardizza

Nell’ultima fase devi dare seguito alle valutazioni fatte nella fase precedente e:

  • Standardizzare gli elementi positivi;
  • Controllare gli elementi dubbi;
  • Migliorare gli elementi negativi;

Il “come” fare le tre attività sopra dette entra come nuovo input alla fase 1 della pianificazione.

E si re-inizia da capo. Diretti verso il miglioramento continuo di processi, prodotti e servizi.


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