METODO GTD E TIME MANAGEMENT

Per non sprecare tempo, la risorsa più preziosa

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Hai sempre l’impressione che ti manchi il tempo per riuscire a far fronte a tutte le attività? Questa sensazione ti crea stress e preoccupazione? Hai la sensazione di non utilizzare in modo efficace il tempo? ti sembra che potresti utilizzarlo meglio, dedicandone una maggior quantità alle attività più importanti? Sai che tutti i giorni hai a disposizione un bottino di 86400 sec e che se non li usi non li puoi recuperare in futuro ma ti verranno sottratti? Bene, se vuoi evitare tutto ciò ti consiglio di proseguire con la lettura, ti illustrerò il metodo GTD per la produttività personale, il più conosciuto e utilizzato al mondo dalle persone davvero produttive. Grazie a questo sistema potrai utilizzare appieno il prezioso bottino di cui sopra. Eliminerai inoltre ansia e preoccupazioni per tutte quelle attività incombenti che ti ronzano nella testa.

Ma iniziamo vedendo gli argomenti che tratteremo:

>> GLI EFFETTI DELLA MANCANZA DÌ COMPETENZE NEL TIME MANAGEMENT E PIANIFICAZIONE
>> QUANDO USARE IL METODO GTD
>> A CHI CONVIENE USARE QUESTO SISTEMA PER LA PRODUTTIVITÀ
>> COS’È IL METODO GTD
>> METODO GTD : ECCO LE CINQUE FASI

GLI EFFETTI DELLA MANCANZA DÌ COMPETENZE NEL TIME MANAGEMENT E PIANIFICAZIONE

Come forse saprai la variabile “tempo” è la risorsa più preziosa e democratica esistente. Preziosa perché se la usi bene ti permette di raggiungere risultati sorprendenti e fantastiche soddisfazioni. Mentre se la usi male andrai inesorabilmente verso un declino e degrado della tua vita.

E’ democratica perché tutti ne abbiamo a disposizione una stessa quantità giornaliera. Alcuni usano questo regalo in modo intelligente altri un po’ meno. In questo articolo trovi 10 consiglidi time management per iniziare ad usare meglio il tuo tempo ed essere più produttivo. Ma vediamo quali sono le conseguenze di competenze inadeguate nel time management e nella pianificazione:

  • Spreco di tempo in attività di scarso valore;
  • Dimenticanze;
  • Ritardi;
  • Cattiva reputazione;
  • Penali;
  • Rinunce ordini da parte di clienti;
  • Perdita di clienti;
  • Conflitti con collaboratori/colleghi dovuti alle conseguenze dei punti sopra riportati;
  • Stress e preoccupazioni dovute ai punti sopra riportati;

QUANDO USARE IL METODO GTD

Il metodo GTD di cui parleremo in questo articolo è applicabile sia in ambito privato che professionale. Serve nei momenti in cui vogliamo aumentare la nostra produttività o quando ci sentiamo sopraffatti dagli impegni e attività da portare a termine e vogliamo liberarci dallo stress e dalle preoccupazioni conseguenti.

A CHI CONVIENE USARE QUESTO SISTEMA PER LA PRODUTTIVITÀ

Questo metodo può quindi essere usato  dalle persone che, anche nella propria vita privata hanno diversi impegni e compiti da svolgere. Oppure da professionisti, imprenditori, consulenti e altre persone che hanno una vita professionale ricca di attività e responsabilità.

Se sei alla ricerca di un metodo per la gestione del tempo davvero efficace che ti permette di:

ti consiglio di cliccare qui.

Vuoi scoprire i tre elementi veramente importanti per la produttività, la pianificazione e il time management? Vuoi evitare sprechi di tempo e concentrarti sulle attività che richiedono poco sforzo e producono un grande impatto positivo sui tuoi obiettivi?

Lo strumento giusto per migliorare la tua gestione del tempo che hai a disposizione

COS’È IL METODO GTD

GTD è l’acronimo di Gettin Thinks Done ed è uno dei metodi di produttività personale più conosciuti ed utilizzati al mondo. E’ riportato nel libro di David Allen, il suo inventore e uno dei massimi esperti in produttività personale. Il metodo è il frutto  di un affinamento della tecnica durato vent’anni.

E’ un sistema contenente delle tecniche e dei concetti generali che ti saranno utili in tutte quelle occasioni in cui devi gestire le tue attività. E’ formato da cinque fasi da compiere in successione che, se fatte con metodo e costanza, ti fanno diventare molto produttivo, efficace ed efficiente nell’utilizzo del tempo.

Il principio alla base del metodo consiste nel metter per iscritto tutte le attività, così da avere la certezza di non dimenticare nulla e di svolgere in maniera efficace i compiti. Lo scopo è alleggerire il carico mentale dell’utilizzatore, che non è più obbligato a ricordare tutto. Oltre ad essere più efficienti ed efficaci, si è quindi anche più rilassati e riposati, allontanando ansia e preoccupazioni.

Molte APP di TO DO list e Software di pianificazione utilizzano come “base concettuale” le tecniche di questo metodo. Qui trovi in regalo per te la nostra applicazione di produttività personale che ti permette di evitare sprechi di tempo e di concentrarti sulle attività che richiedono poco sforzo e producono un grande impatto positivo sui tuoi obiettivi.

METODO GTD : ECCO LE CINQUE FASI

Le fasi del metodo GTD
Il metodo GTD

Vediamo ora in cosa consiste e come si applica questo metodo. Come già accennato in precedenza questo sistema è composto da cinque fasi ricorrenti da svolgere in successione. Eccole:

1 RACCOGLI/RAGGRUPPA

In questa fase si tratta di cercare e concentrare, possibilmente in un unico posto, tutte le attività e le idee che abbiamo sparse in diverse posizioni e contenitori. Cerchiamo quindi di raccogliere in un unico “contenitore” tutti i seguenti elementi:

  • Idee;
  • I “devo”;
  • I “dovrei”;
  • I “potrei”;
  • I “bisogna che”;
  • I “farò”;

Ci sono vari strumenti che possono fare da “contenitore”. Alcuni elettronici come tablet smartphone e PC. Altri cartacei come block notes, post it, calendari etc. Io consiglio i primi, che hanno indubbi vantaggi.

Indipendentemente da quale strumento deciderai di usare è importante svuotare la mente e usare un solo o pochi strumenti dove scriverai tutte le attività da fare. Cerca inoltre di tenere questo strumento sempre aggiornato, ordinato e contenente un numero limitato di attività, eliminando quelle completate o di poca importanza.

2 CHIARISCI/CONCRETIZZA

Il secondo passo del metodo GTD è dedicato a chiarire e concretizzare. Dobbiamo quindi fare ordine, trasformare le idee in azioni concrete, selezionare le attività che vale la pena prendere in carico e cestinare le altre, rimandare quelle che non è possibile fare adesso, archiviare le informazioni potenzialmente utili in futuro.

Per ogni elemento presente nel tuo contenitore chiediti:

Cos’è? E’ un idea interessante? E’ un progetto importante? E’ un qualcosa di urgente che devo fare? Insomma cos’è questo elemento?

In seguito rendi concreta la cosa definendo quali attività  tangibili sono necessarie per dare seguito a quell’elemento. Infine chiediti se ti puoi occupare adesso di questa cosa. Se non te puoi occupare subito hai tre alternative:

  1. La prima alternativa è cestinare l’elemento se questo è di poca importanza, è un attività di poco valore per i tuoi obiettivi o rientra tra i progetti di scarsa rilevanza. Semplifica, adotta uno stile minimalista riducendo al minimo le attività a cui dedicarti;
  2. La seconda alternativa è rimandare l’elemento, fissando però una data precisa alla quale dovrai gestirlo;
  3. L’ultima alternativa è archiviare l’informazione che reputi potenzialmente utile per futuri progetti o attività;

Se ha deciso che l’elemento preso in considerazione è importante e te ne puoi occupare allora inserisci l’attività tra quelle da gestire attraverso i prossimi passi del metodo GTD che stiamo trattando.

Cosa dobbiamo considerare in questa fase per farla in modo concreto, efficace ed efficiente:

IL TEMPO CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE e quindi domandiamoci: considerando gli altri impegni previsti, mi conviene iniziarla ora?

IL CONTESTO:in quale luogo e con quali persone e strumenti posso svolgere questa attività.

ENERGIE DISPONIBILI :in base all’impegno richiesto dall’attività cercate di farla nel momento della giornata più adeguato.

VANTAGGI/EFFICIENZA:Cercate di dare maggior priorità a quelle attività che richiedono poco sforzo e portano un maggiore impatto positivo sui vostri obiettivi, quelle cioè ad alta efficienza.

3 ORGANIZZA

Il TERZO passo del metodo GTD è dedicato all’organizzazione delle attività.
Gli scopi di questa fase sono:

  1. LA DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI che vogliamo inseguire con le nostre attività quotidiane;
  2. LA DEFINIZIONE DELLE ATTIVITÀ alle quali pensiamo valga la pena dedicare del tempo;
  3. LA DEFINIZIONE DELLE PRIORITÀ  da assegnare alle varie attività;
  4. LA DEFINIZIONE DELLA SUCCESSIONE per quei progetti che comportano una serie di attività correlate tra loro o dipendenti l’una dall’altra.

Quindi dopo esserti chiarito le idee e aver definito gli obiettivi:
RAGGRUPPA tutte le attività connesse tra loro, inerenti il raggiungimento di uno o più obiettivi. Creare una “lista” o “progetto” per ogni gruppo di attività correlate e necessarie per il raggiungimento del/degli obiettivo/i.

Definisci, per ogni attività, la PRIORITÀ. E’ correlata con un obiettivo importante? Che importanza e che urgenza ha per il raggiungimento dell’obiettivo?

Definisci la DATA DI SCADENZA dell’attività, cioè le data entro la quale l’attività deve essere completata.

Definisci un ORDINE CRONOLOGICO per le attività in funzione della loro scadenza o della dipendenza da altre attività.

Definisci le ATTIVITÀ DA DELEGARE ad altri se collabori con altre persone. Cerca di fare tu direttamente le attività strategiche e delega ad altri alcune delle attività urgenti.

Definisci le ATTIVITÀ DA RIMANDARE fissando però una data entro la quale devono essere fatte. Oppure mettile in una lista che chiamerai “lista di attività in attesa” che però terrai costantemente sotto controllo (diciamo almeno una volta alla settimana, magari in occasione della revisione periodica settimanale delle attività).

4 VERIFICA/AGGIORNA

Il QUARTO passo del metodo GTD è dedicato alla verifica e all’aggiornamento.

Periodicamente (almeno una volta a settimana, meglio tutti i giorni) fai il punto della situazione e dedica un po’ di tempo ad aggiornare lo stato delle attività  come ad esempio aggiungere nuove attività in programma, spuntare quelle fatte, aggiornare date, aggiornare durata, aggiornare deleghe, e aggiornare le priorità.

Cerca di farlo con uno strumento che ti consenta di avere un quadro generale della situazione, una “visione panoramica” delle attività che ti permetta di valutare la fattibilità di quanto hai previsto. A tal riguardo ti consiglio di utilizzare come supporto degli strumenti “visuali” come grafici, calendari, diagrammi di Gantt. Insomma gli strumenti che ti permettano di verificare la fattibilità pratica e l’efficacia dell’organizzazione e pianificazione delle attività effettuata.

5 FAI!

E’ il momento di AGIRE e svolgere le attività così come organizzate nei punti precedenti. Inizia e porta a termine il lavoro pianificato. Se hai pianificato bene ti accorgerai quante cose riesci a fare!

Bene, questo era l’ultimo punto e la conclusione dI questo articolo dedicato al metodo GTD.


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