Matrice RACI: ecco come organizzare le attività!

E rendere efficace un Team

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Quando si lavora a un progetto o a un processo formato da attività che devono essere svolte da persone/funzioni diverse, è necessaria una buona organizzazione. E la maggior parte delle attività che facciamo normalmente fanno parte di un processo. In questi casi la matrice RACI ci viene in aiuto. In mancanza di una organizzazione e di una struttura ben definita delle attività è facile infatti che si verifichino situazioni nelle quali manca chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità. Non è ben chiaro quindi chi fa che cosa, quando lo deve fare, con quale frequenza, quali sono i risultati attesi, chi controlla, chi collabora, chi fornisce gli input e le informazioni necessarie etc.

In queste situazioni è facile quindi prevedere dei problemi nello svolgimento di queste attività. Incomprensioni e poca chiarezza che portano a conflitti, frustrazioni e lavori non fatti o fatti male. Tutto ciò porta a bassa produttività e scarse performance, che rischiano di compromettere gli obiettivi della squadra/organizzazione.

Ma vediamo quindi di cosa parleremo in questo articolo:

>> I VANTAGGI DELL’USO DELLA MATRICE RACI
>> MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ: CHI SONO GLI ATTORI DEI PROGETTI O PROCESSI
>> SCARICA LA MATRICE RACI E L’ESEMPIO
>> UNA DEFINIZIONE DELLA MATRICE RACI
>> ECCO COME SI COSTRUISCE UNA MATRICE RACI

I VANTAGGI DELL’USO DELLA MATRICE RACI

Vantaggi uso matrice raci

Quando le attività di un progetto o di un processo vengono organizzate e strutturate attraverso strumenti efficaci come la matrice RACI di cui stiamo parlando, si riescono ad evitare i problemi di cui sopra e quindi si ha:

  • Chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità;
  • Minor conflittualità;
  • Maggior qualità del lavoro svolto;
  • Più efficienza;
  • Migliori performance;

MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ: CHI SONO GLI ATTORI DEI PROGETTI O PROCESSI

Gli attori della matrice raci

Innanzitutto voglio spendere due parole per chiarire la differenza tra progetto e processo. Entrambi sono dei “contenitori” che raggruppano un certo numero di attività ma un progetto ha un termine, una data di scadenza definita (pensate ad esempio ad un progetto di ristrutturazione), mentre un processo è formato da attività che vanno avanti per un tempo indefinito (pensate ad esempio al processo di approvvigionamento di un’azienda manifatturiera).

Chiarito questo concetto vediamo ora quali sono gli attori normalmente presenti in un processo o in un progetto. Visto che stiamo parlando della matrice RACI iniziamo a vedere quelli consigliati da questo sistema per strutturare le attività. RACI è l’acronimo di:

  • R – Responsible: cioè la figura che deve eseguire l’attività;
  • A – Accountable: è il responsabile dei risultati dell’attività;
  • C – Consulted: sono le persone che devono essere consultate. Quelle cioè che devono fornire in input alla attività le informazioni necessarie;
  • I – Informed: sono le persone che devono essere tenute informate con aggiornamenti sulla gestione delle attività;

Personalmente quando devo definire dei processi per i miei clienti utilizzo un sistema più completo che prevede di definire chi:

  • Esegue l’attività;
  • E’ il responsabile del processo;
  • E’ l’utente/cliente;
  • Fornisce informazioni utili allo svolgimento dell’attività;
  • Collabora/aiuta;
  • Decide;
  • Controlla le attività;

Nell’esempio e nello strumento operativo per fare il lavoro che potete scaricare vengono utilizzate queste figure.

SCARICA LA MATRICE RACI E L’ESEMPIO

Oltre alla spiegazione che stai leggendo, cliccando sul link sotto puoi scaricare tutto ciò che ti serve: l’esempio della matrice RACI per il processo di definizione della strategia in un’ipotetica azienda manifatturiera e la matrice RACI in Excel, strumento operativo per poter fare il lavoro.

MATRICE RACI

MA DI COSA STIAMO PARLANDO ESATTAMENTE: UNA DEFINIZIONE

definizione matrice raci

La matrice RACI è uno strumento che serve a definire responsabilità, successione/sequenza, frequenza, input e output di un’insieme di attività di un processo o di un progetto.

ECCO COME SI COSTRUISCE UNA MATRICE RACI

costruire una matrice raci

La matrice RACI come abbiamo visto, serve a definire efficacemente un processo. Ma da sola non basta. Oltre alla costruzione di questa tabella infatti, per definire in modo completo un processo dobbiamo anche includere: una sua descrizione, clienti, obiettivi e output del processo, gli indicatori che eventualmente vogliamo usare per valutarne le prestazioni, i criteri da utilizzare nello svolgimento delle attività, i rischi del processo e infine gli input necessari (vedi esempio scaricabile).

Ma veniamo alla costruzione della matrice RACI delle attività. Per crearla dobbiamo seguire una serie di passi. Vediamoli:

FASE 1: DEFINIZIONE DELLE ATTIVITÀ

La prima cosa da fare è definire quali attività fanno parte del processo o del progetto. E’ quindi necessario chiedere informazioni alle persone coinvolte che eseguono abiltualmente le attività o che sono a conoscenza di queste. Dobbiamo quindi creare un elenco ordinato di tutte le attività previste messe in ordine con la giusta sequenza.

FASE 2: DEFINIZIONE DELLE FUNZIONI/PERSONE COINVOLTE NEL PROCESSO O PROGETTO

La seconda cosa da fare è definire tutte le persone e/o le funzioni/aree che sono coinvolte, a vario titolo, nelle attività del processo o del progetto.

FASE 3: CREAZIONE DELLA MATRICE

Ora devi creare la matrice mettendo nella intestazione di riga l’elenco delle attività e nell’intestazione di colonna l’elenco delle persone/funzioni/aree coinvolte.

FASE 4: RIEMPI LE CASELLE DELLA MATRICE

Una volta messe le intestazioni di riga e di colonna si tratta di inserire nelle caselle all’incrocio riga/colonna il tipo di coinvolgimento di quella persona/funzione/area in quella attività (lascia vuoto se non è coinvolta).

FASE 5: VERIFICA

Una volta costruita la tabella verifica che tutte le attività siano ben definite e che sia sempre chiaro chi deve svolgere le attività, chi è il responsabile delle prestazioni del processo/attività, gli input e gli output delle attività e del processo, i clienti delle attività e del processo. Puoi inoltre verificare, scorrendo le colonne della matrice, se sono state assegnate troppe attività ad una sola persona/funzione/area. Oppure scorrendo ogni riga puoi controllare se sono coinvolte troppe persone/funzioni/aree in una specifica attività.

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