Lo statuto del Team: il documento indispensabile per un Team efficace

Ovvero come definire scopo, funzionamento e risultati della squadra.

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Quando il Team è unito e i suoi componenti sono collaborativi è un piacere parteciparvi e lavorarci. Ma quando le cose non stanno così, far parte di una squadra di lavoro può essere un’esperienza davvero poco piacevole. Ad esempio quando gli individui che la compongono non sono uniti. Oppure quando ci sono malcontenti, litigi e conflitti interni. O quando non c’è chiarezza sugli obiettivi e le persone vanno ognuna per la propria direzione. Ed è in questi casi che sarebbe stato necessario definire lo statuto del Team. Che è un po’ la carta costituzionale di una squadra, quel documento che definisce i principi e le regole di funzionamento.

Spesso infatti, all’origine dei problemi sopra citati c’è poco chiarezza in uno o più dei sette elementi elencati sotto. Che andremo a vedere nel dettaglio in questo articolo.

Definire quindi una carta del Team serve a fare chiarezza, definire le regole del gioco ed evitare che nascano problemi futuri. E’ perciò necessaria quando si sta costruendo la squadra.

Molti ignorano questo passaggio e iniziano subito a lavorare a testa bassa sulle attività operative, tralasciano la pianificazione e la definizione esatta dei 7 elementi di cui discuteremo. La considerano una perdita di tempo. In realtà il tempo speso in questa attività verrà abbondantemente recuperato in seguito, grazie ad una maggior efficacia e a una minor perdita di tempo in attività inutili, discussioni e conflitti che inevitabilmente sorgono quando non c’è chiarezza e pianificazione.

Ma lo statuto del team può essere creato anche in seguito se ci si trova in difficoltà e c’è bisogno di una ripartenza, di fare chiarezza al suo interno e di una spinta per fare in modo che la squadra sia efficace e performante. Quindi negoziare uno statuto del Team può essere utile anche per migliorare una squadra poco funzionante e funzionale al raggiungimento degli obiettivi. Ma vediamo quali sono i sette elementi importanti da trattare che costituiscono lo statuto del Team:

  1. Situazione da affrontare;
  2. Mission e obiettivi;
  3. Struttura, competenze e ruoli;
  4. Responsabilità, autorità e vincoli;
  5. Supporto e risorse a disposizione;
  6. Operatività;
  7. Contrattazione e consenso;

1 Situazione da affrontare

Questo elemento è quello che definisce lo scopo della squadra. E’ l’introduzione che descrive il problema che si vuole risolvere e come ciò è funzionale al raggiungimento degli obiettivi più ampi/generali dell’organizzazione per la quale il Team lavora. Si possono inoltre riportare le conseguenze negative che si potrebbero manifestare se il problema non venisse affrontato. Quindi per definire al meglio questo punto bisogna chiedersi:

  • Quale problema deve affrontare questo Team?
  • Cosa ci si aspetta da questo Team? Quali sono gli output e  i risultati attesi?
  • Perché è importante affrontare questo problema?

Esempio: Il Team è stato creato per definire una nuova gamma di prodotti e servizi che possano riscontrare un maggiore interesse sul mercato ed essere prodotti con maggiore efficienza e razionalizzando i componenti. E quindi possano essere venduti a prezzi più bassi. L’azienda sta da tempo perdendo quote di mercato sia perché i clienti sono interessati a prodotti/servizi più innovativi, sia perché ci sono nuovi concorrenti che vendono a prezzi più bassi. Il non affrontare questi problemi porterebbe l’azienda in crisi.

2 Mission e obiettivi

Questo capitolo è molto importante, in quanto è quello che dà una direzione, definisce la missione della squadra e gli obiettivi da raggiungere. E’ quindi l’elemento che più fa chiarezza e mantiene una compattezza di intenti, evitando che ognuno vada per la propria strada.

Esempio:

  • La Mission di questo Team è definire una serie di nuovi prodotti e servizi che permettano, entro cinque anni, di ridurre i costi e di aumentare le vendite dei prodotti;

Successivamente questa Mission va trasformata in obiettivi più specifici, concreti e misurabili. Se vuoi sapere come devono essere per essere veramente efficaci e di qualità leggi questo articolo sugli obiettivi SMART.

Esempio:

  • Entro sei mesi raccogliere i dati relativi alle esigenze e aspettative dei clienti relativamente ai prodotti/servizi della serie xxx;
  • Definire entro un anno i componenti standard e il ciclo di lavorazione ottimo dei nuovi prodotti della serie xxx;
  • Entro 18 mesi definire i costi dei nuovi prodotti della serie xxx;

3 Struttura, competenze e ruoli

Una volta che sono stati definiti i primi due elementi dello statuto del Team, hai le informazioni necessarie per stabilire:

  • Quali competenze sono indispensabili all’interno del Team per svolgere il lavoro;
  • Che esperienze e background diversi sarebbe opportuno avere all’interno del Team per poter usare approcci e punti di vista differenti;
  • Qual è il numero di persone ottimo che dovrebbe far parte del Team. Tenendo conto che una quantità sotto il minimo necessario potrebbe essere un problema per l’efficacia della squadra. Mentre un numero troppo elevato potrebbe creare problemi di comunicazione e coordinamento. Il numero ideale per un buon Team è di sette persone.
  • Un rappresentante per ogni area/funzione di quelle necessarie e coinvolte nel lavoro;

Una volta che hai stabilito chi entrerà a far parte del Team devi:

  • Assegnare uno o più ruoli ad ogni membro;
  • Individuare e colmare il GAP tra competenze presenti e disponibili per fare in modo che il Team abbia gli strumenti necessari a raggiungere gli obiettivi stabiliti. Lo puoi fare attraverso la formazione e/o l’addestramento. Usa la skill matrix se vuoi gestire al meglio le competenze/abilità presenti.

Per fare al meglio il lavoro è bene definire, per ogni membro del Team, ruoli e responsabilità.

Puoi usare un metodo come quello illustrato in questo articolo che descrive la matrice RACI, lo strumento utile per definire e organizzare le attività e le responsabilità con chiarezza.

4 Responsabilità, autorità e vincoli

Ora che i ruoli sono stati definiti devi definire ciò che ognuno di questi può e non può fare per inseguire la Mission e gli obiettivi del punto 2.

Dai quindi una risposta chiara alle seguenti domande:

  • Qual è il budget disponibile in tempo e denaro?;
  • Il Team cosa può fare senza autorizzazione? e cosa con autorizzazione preventiva? e cosa non può fare?;
  • La squadra è autorizzata a reclutare altri elementi?
  • Quanto tempo possono dedicare i membri del Team allo svolgimento delle attività necessarie alla missione della squadra rispetto ad altre attività in corso? Quali sono le priorità?;

5 Supporto e risorse a disposizione

In questo capitolo devi inserire tutte le risorse a disposizione della squadra per raggiungere la propria missione e i propri obiettivi. Includi quindi risorse finanziarie, tempo, formazione necessaria a colmare le lacune di competenze presenti, macchine, attrezzature e persone.

E’ importante controllare le richieste di modifica alle risorse necessarie. Così come è necessario controllare le prestazioni individuali e collettive del Team.

6 Operatività

In questo capitolo metterai come sarà l’operatività del Team. Vanno quindi inserite, con un dettaglio più o meno elevato a seconda di quanto è necessario, le attività e l’organizzazione della squadra. Quindi ad esempio quando si incontrerà per la prima volta, i giorni e gli orari dedicati alle riunioni, cosa bisogna presentare durante gli incontri, chi si occuperà di fare il resoconto delle riunioni etc.

7 Contrattazione e consenso

Tutto quanto detto nei punti precedenti deve nascere successivamente ad una contrattazione con i membri del team, il Team manager e chi ha voluto la formazione della squadra. Quest’ultimo stabilisce la situazione da affrontare, la Mission. Mentre obiettivi, ruoli e risorse vengono contrattate tra lo “sponsor” della squadra, il team leader e altri portatori di interesse. Ci deve poi essere una approvazione dello statuto del Team da parte dei suoi membri. Con la loro firma si impegnano a rispettare i principi, i ruoli e le responsabilità in essa contenuti.


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