Ti saranno capitati periodi in cui hai mille cose da fare, mille pensieri e preoccupazioni che ti girano in testa e che ti mettono ansia e la paura di non riuscire a trovare il modo di fare tutto. Succede soprattutto quando hai poco tempo a disposizione e magari alcune attività da fare urgentemente. Oppure ti è mai capitato di trovarti in un’azienda dove i dipendenti passano la giornata a rincorrere ad un ritmo frenetico l’ultimo lavoro impellente? tutto ciò fatto pensando che l’unica pianificazione possibile sia mettere in fila una dopo l’altra le urgenze, non avendo ben presente la differenza esistente tra urgenza e importanza? Queste situazioni sono fonte di stress e ci fanno vivere male le giornate. In questi casi è utile definire cosa è importante / urgente attraverso la matrice di Eisenhower.
PERCHE’ E’ IMPORTANTE LA MATRICE DI EISENHOWER
Se non metti ordine nelle attività che devi eseguire, il tuo cervello tende a pensare di non riuscire a svolgere i compiti previsti nel tempo a disposizione, andando in confusione e generando il panico. Oltretutto senza un metodo di gestione delle attività c’è il rischio di dare delle priorità sbagliate, eseguendo dei compiti poco urgenti o importanti, mettendo in secondo piano attività con urgenza o importanza maggiore.
Il metodo che andremo a vedere in questo articolo serve proprio per mettere ordine nelle attività da eseguire. Grazie all’utilizzo di questo strumento saremo in grado di pianificare meglio il nostro tempo, in modo più efficace, riuscendo cioè a svolgere più attività, collocandole al momento giusto. Una buona gestione del tempo inoltre ci insegna a ridurre drasticamente le distrazioni tipiche di questi tempi moderni, come ad esempio l’uso eccessivo di smartphone. Leggi questa ricerca per i visualizzare i dati sull’utilizzo del tempo da parte degli adolescenti americani.
Oltre ad essere più produttivi, ci libereremo anche dall’ansia e dalla preoccupazione tipica di quei periodi in cui abbiamo molte cose da fare in un tempo limitato. In questo articolo inoltre, si tratta dell’utilizzo efficiente del tempo, come scegliere cioè le attività che hanno il miglior rapporto tra impatto e impegno.
Qui invece stiamo parlando di uno strumento basato sul principio di Eisenhower, l’ex presidente degli Stati Uniti d’America. In un suo discorso dichiarò che:
L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente.
Se la dichiarazione viene da un ex presidente degli USA possiamo crederci, no?!
IMPORTANTE E URGENTE NON SONO LA STESSA COSA!
Con questo principio Eisenhower ha affermato che dobbiamo dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti. Vediamo la differenza tra le due:
Le attività importanti sono quelle che ci fanno avvicinare ai nostri obiettivi, personali o professionali;
Le attività urgenti invece richiedono una immediata attenzione e nella maggioranza dei casi servono per il raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Di solito diamo maggior attenzione a queste perché se non lo facessimo ci sarebbero delle conseguenze spiacevoli a breve termine.
Saper distinguere perciò la differenza tra le attività importanti e quelle urgenti ci dà la possibilità di superare la naturale tendenza a concentrarci su attività urgenti ma poco importanti e a riappropriarci della capacità di focalizzarci su ciò che è realmente importante per il successo dell’azienda o della nostra persona.
QUALI SONO LE CATEGORIE DELLE ATTIVITA’ DA COMPIERE ?
Scopo della matrice di Einsenhower è inquadrare i compiti che abbiamo in programma all’interno di una delle categorie indicate nella matrice sotto riportata e cioè lavori di valore, “incendi”, perdite di tempo e interruzioni. Gli elenchi che trovate nella matrice sono degli esempi.
Vediamo le singole categorie:
LAVORI DI VALORE
Sono quei compiti importanti ma non urgenti, che puoi pianificare e che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali. A queste attività bisogna dedicare il tempo necessario, considerare nella pianificazione eventuali imprevisti e completarle prima che diventino urgenti. Questo ti permetterà di svolgere al meglio queste attività strategiche.
INCENDI
Sono quelle attività importanti e urgenti. Queste si dividono in due categorie: gli imprevisti e quelle che hai continuamente posticipato fino a farle diventare urgenti. Puoi evitare queste ultime pianificandole ed evitando di procrastinare. Anche qui, per quanto riguarda la pianificazione, vale quanto detto per la categoria precedente e cioè di lasciare un po’ di tempo per eventuali imprevisti.
PERDITE DI TEMPO
Sono quelle attività a bassa importanza e a bassa urgenza, che andrebbero eliminate. Puoi cancellarle dalla tua to do list o ignorarle. Alcune di queste però potrebbero essere attività non importanti per i tuoi obiettivi ma che dovresti svolgere per accontentare le richieste di qualche conoscente. In questi casi bisogna imparare a dire cortesemente di no, spiegando i motivi. Probabilmente quando queste persone capiscono che hai in programma attività per il raggiungimento di obiettivi importanti, non oseranno più in futuro farti richieste per cose di poca rilevanza.
INTERRUZIONI
Sono quelle attività ad alta urgenza ma a bassa importanza che val la pena provare a delegare ad altri o ad effettuarle in un altro momento. Spesso le interruzioni sono provocate da altre persone. In questi casi puoi: o incoraggiarle a risolvere i loro problemi da sole negando loro cortesemente il tuo tempo, oppure fissare degli incontri regolari con loro, ad esempio settimanali, in modo tale da affrontare contemporaneamente tutti i loro problemi e poter lavorare tranquillamente senza essere continuamente interrotti.
MA COME SI USA LA MATRICE DI EISENHOWER ?
E operativamente come procediamo per definire le priorità?
Vediamo i passi da seguire
1° passo
Fai l’elenco delle attività che vorresti effettuare
2° passo
Usando una tabella come quella sotto riportata, per ogni attività assegna un valore alla sua importanza (per il raggiungimento dei tuoi obiettivi) e alla sua urgenza. Puoi utilizzare ad esempio una scala da 1 a 10, dove 1 sta per minima e 10 sta per massima.
3° passo
A questo punto devi inserire le attività così valutate nei quadranti della matrice vista precedentemente, anch’essa avente sugli assi importanza e urgenza una scala uguale a quella utilizzata per la valutazione (ad esempio da 1 a 10, come visto).
4° passo
A questo punto sei pronto per costruire la matrice di Eisenhower e dare le giuste priorità alle tue attività. Quelle del quadrante in alto a destra sono da fare subito. In alto a sinistra si trovano i compiti che devono essere pianificati per farli più avanti. In basso a sinistra si trovano le attività da eliminare, se possibile. Infine in basso a destra si troveranno le attività che conviene delegare ad altri.
Voglio anche qui affermare che l’ importante è, più dell’utilizzo in sé dello strumento, assimilare questa visione e approccio alla gestione delle attività, che ci permette di focalizzarci su quelle a maggior priorità.
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Flavio Castelli