JOB DESCRIPTION OTTIMA, CON ESEMPIO

Per mettere la persona giusta al posto giusto

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Assumere la persona con le giuste abilità per la posizione ricercata e con le caratteristiche per potersi ben adattare alla cultura aziendale, ha dei risvolti  sia sulla produttività ed efficacia dell’organizzazione che sul benessere del lavoratore.  E’ importante quindi fare la scelta giusta. La prima cosa da fare per evitare malintesi e problemi successivi è quindi mettere bene le cose in chiaro, descrivendo da subito cosa ci si aspetta dalla persona che andrà a ricoprire il ruolo da assegnare. Il modo migliore per farlo è elaborare una Job Description davvero efficace. In questo articolo spieghiamo come fare, vi riportiamo un esempio e infine trovate anche il modulo apposito da scaricare per fare il lavoro. No, il lavoro per voi non lo possiamo fare ;-).

Vediamo cosa tratteremo in questo articolo:

> I VANTAGGI DI UNA SELEZIONE EFFICACE
> QUANDO E’ DAVVERO NECESSARIO ASSUMERE
> COSA INSERIRE NELLA JOB DESCRIPTION
> DOWNLOAD MODULO ED ESEMPIO

I VANTAGGI DI UNA SELEZIONE EFFICACE

Un processo efficace di selezione del personale porta i seguenti vantaggi:

Risparmio di tempo e soldi

Il processo di assunzione richiede impegno di tempo e soldi sia per la selezione del giusto candidato, che per la successiva formazione e addestramento iniziali. Se si seleziona la persona sbagliata questo impiego di risorse viene sprecato e bisogna ripartire da zero replicando il processo e i relativi costi. Cosa che è possibile evitare, o quantomeno è possibile ridurre le probabilità di errore, quando si ha il giusto metodo. Questo quindi ci evita sprechi di tempo e soldi.

Aumento della produttività

Quando l’individuo assunto non è idoneo, la produttività dell’organizzazione ne risente. I motivi per i quali può non essere la persona giusta sono ad esempio:

  • Non ha le giuste competenze;
  • Non è in grado di “fare squadra”;
  • Ha delle caratteristiche incompatibili con la cultura aziendale;

Avere la persona giusta nel posto giusto invece, permette di avere un team più produttivo.

Aumento morale del team di lavoro

Assumere qualcuno in grado di fare bene il proprio lavoro e di fare squadra, ha probabilmente un impatto positivo sulle performance dell’organizzazione. E di conseguenza sul morale dell’ambiente. Al contrario assumere una persona che non va d’accordo con i colleghi provoca negatività e conflitti che portano ad una riduzione del morale e della motivazione.

Riduzione del turnover

La persona giusta messa nel posto giusto probabilmente si sente adeguata a ricoprire quel ruolo. Sia perché sente di avere le giuste competenze, sia perché ha fiducia di riuscire ad affrontare positivamente le sfide che quella posizione richiede. Tra le quali quella di riuscire ad integrarsi a dovere con i colleghi. Una persona così è probabilmente felice e soddisfatta del suo lavoro e non sente l’esigenza di cambiarlo. Questo va a vantaggio anche dell’azienda, che non deve sopportare interruzioni di lavoro e costi associati al turnover del personale.


E per effettuare una selezione del personale davvero efficace è necessario selezionare le persone con le giuste competenze, in particolare quelle fondamentali. Quali sono? Le Soft Skill!

Sappi infatti che, da uno studio svolto dall’università di Harvard è risultato che il successo professionale è determinato per l’85% dal possesso di soft skill, mentre le competenze tecniche specifiche contribuiscono a questo solo nella misura del 15%.

Concetto ormai chiaro alla maggior parte dei professionisti e delle aziende moderne ed evolute.

E’ quindi importante valutare le Soft Skill:

In fase di assunzione nuovi lavoratori;
Dei lavoratori già in organico per poi valutare eventuali sessioni di formazione per colmare le lacune presenti;

Infatti se si assumono gli individui sbagliati inevitabilmente nascono grossi problemi. E i motivi per i quali una persona non è idonea a ricoprire un determinato ruolo possono essere:

Non ha le giuste competenze;
Non è in grado di fare squadra;
Ha delle caratteristiche incompatibili con la cultura aziendale;

Se non vuoi quindi ritrovarti con la persona sbagliata devi preventivamente valutare anche le sue soft skill.

E lo puoi fare con il nostro sistema!

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QUANDO È DAVVERO NECESSARIO ASSUMERE

Vediamo ora quando è davvero necessario assumere e quando invece è possibile evitarlo.

QUANDO ASSUMERE

Di seguito vengono riportate le condizioni necessarie che possono giustificare l’assunzione:

  • Uso regolare e intensivo di lavoro esterno in outsourcing per lavoratori temporanei, liberi professionisti, consulenti etc;
  • Consistente e costante sovraccarico di lavoro;
  • Possibilità di delegare ai neo assunti i compiti per i quali servono meno competenze, per poter avere più tempo da dedicare a compiti più strategici.
  • Miglioramenti nell’economia del settore, con conseguente aumento del lavoro;

QUANDO NON ASSUMERE

I prossimi casi sono invece quelli dove è possibile fare a meno di assumere una nuova persona:

  • Sovraccarichi di lavori dovuti a nuovi progetti unici e/o insoliti;
  • Sovraccarichi di lavoro temporanei dovuti alla stagionalità del settore;
  • Lamentele ingiustificate da parte del personale sul sovraccarico di lavoro, dovuto ad una gestione del tempo o del ruolo in modo poco efficace;
  • Quando il sovraccarico di lavoro è dovuto alle ferie o malattia di alcuni colleghi;

COSA INSERIRE NELLA JOB DESCRIPTION

Di seguito l’elenco delle informazioni utili per elaborare una job description davvero efficace, suddivise in 5 macro aree:

  1. Identificazione del ruolo;
  2. Scopo del ruolo;
  3. Responsabilità del ruolo;
  4. Hard skills necessarie (competenze tecniche specifiche);
  5. Soft skills necessarie;
JOB DESCRIPTION - COSA INSERIRE

Prima di iniziare ad elaborarla è necessario raccogliere i dati necessari. Possono essere ad esempio la vision e la mission dell’azienda, le competenze necessarie, obiettivi da raggiungere, procedure di assunzione stabilite dalle risorse umane, pareri ricevuti dall’attuale persona che ricopre quel ruolo etc.

1 IDENTIFICAZIONE DEL RUOLO

Questa sezione è dedicata a quelle informazioni necessarie ad un primo inquadramento del ruolo.

Andremo quindi ad inserire:

  • Nome “parlante” (o descrittivo) della posizione;
  • Area/divisione/settore di competenza;
  • A chi fa riferimento la posizione;
  • Data aggiornamento job description (ricordarsi di aggiornarla quando intervengono cambiamenti);

2 SCOPO DEL RUOLO

In questa sezione verranno inserite delle brevi informazioni relative all’obiettivo principale e alla mission della posizione. Per farlo al meglio dobbiamo rispondere sinteticamente alle seguenti domande:

  • Cosa ci si aspetta da quella posizione?
  • Qual è il motivo dell’esistenza di quella posizione?
  • Su quali aspetti aziendali vanno a impattare le attività della posizione?

3 RESPONSABILITÀ DEL RUOLO

Questa sezione è il cuore della job description. Qui verranno inserite le responsabilità e i compiti previsti per la mansione. Per farlo puoi iniziare facendo una lista delle aree di attività di competenza del ruolo in ordine di priorità e importanza. Per agevolarti il compito puoi pensare a quali sono i fattori critici di successo e gli obiettivi dell’azienda sui quali questa posizione può intervenire.

Dopo aver stilato questa lista dei compiti inserisci le modalità con le quali verranno misurate le prestazioni del ruolo relative al raggiungimento degli obiettivi aziendali/di area.

4 HARD SKILLS NECESSARIE

In questa sezione bisogna inserire le competenze tecniche specifiche richieste per il ruolo.  Per competenza si intende tutto ciò che rende abile un individuo a svolgere una determinata attività, cioè:

  • Gli studi compiuti;
  • La formazione effettuata;
  • Le qualifiche ottenute;
  • L’esperienza lavorativa fatta;
  • Esperienze di altro tipo effettuate utili all’acquisizione di un’abilità;

Nell’elaborare questa sezione ricordati di inserire le competenze ideali per il ruolo in questione e non quelle già possedute dalla persona che attualmente ricopre o ricopriva la posizione.

5 SOFT SKILLS NECESSARIE

Ultima nell’elenco ma prima per importanza, la sezione dedicata alle soft skills necessarie per la posizione. Ricordati che queste nella stragrande maggioranza dei casi sono molto più importanti per le performance e per il benessere organizzativo rispetto alle competenze tecniche specifiche. Secondo le statistiche sul rendimento dei lavoratori e i dirigenti intervistati nel Workplace Learning Report 2018 infatti, le soft skills sono una priorità assoluta.

Chiediti quindi quali di questo tipo di competenze è necessario per il ruolo.

  1. Sono necessarie competenze cognitive?
  2. Sono necessarie competenze relazionali?
  3. Sono necessarie competenze manageriali?
  4. Sono necessarie competenze per realizzare?

Quali di queste sono necessarie per questa mansione? Scrivile nella job description. Ti stai chiedendo come è possibile valutare queste competenze per un candidato sconosciuto? Uno strumento sono i nostri quiz, appositamente creati allo scopo, che ti possono evitare di selezionare la persona sbagliata, che potrebbe costarti molto caro, come già spiegato in precedenza.

Bene, questo è tutto. Se vuoi ora puoi scaricare il modulo da utilizzare per effettuare il lavoro, che contiene anche un esempio pratico.

DOWNLOAD MODULO ED ESEMPIO

Se vuoi scaricare il modulo già pronto da compilare per eseguire il lavoro,contenente anche un esempio pratico clicca sul tasto sotto.

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