L’ ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PER PROCESSI

Ovvero come organizzare al meglio le attività

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Se devi gestire un’organizzazione probabilmente hai a che fare con delle persone che lavorano in aree diverse, le quali devono svolgere parecchie attività. Un insieme di attività ordinate, si chiama processo. Quindi quando le attività sono molte e svolte da persone appartenenti ad aree/funzioni/reparti diversi l’ organizzazione aziendale per processi ci viene in aiuto.

I VANTAGGI DELL’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PER PROCESSI

Un’organizzazione aziendale inadeguata crea malcontento e cattive performance. Viceversa un’organizzazione ben studiata e definita permette di ottenere i seguenti vantaggi:

  • Buona distribuzione del lavoro;
  • Adeguata conoscenza dei propri compiti e ruoli da parte degli attori del processo;
  • Caratteristiche degli output da produrre ben definiti;
  • Chiarezza sugli obiettivi che si vogliono raggiungere e sulle risorse a disposizione;
  • Chiarezza sui parametri mediante i quali verranno valutate le proprie prestazioni;
  • Adeguata valutazione e gestione dei rischi del processo;

L’ORGANIZZAZIONE PER AREE

In passato, quando sul mercato non esistevano tutti i concorrenti e le richieste ora presenti, le aziende si organizzavano per aree/compartimenti pressoché stagni. L’ottimizzazione del lavoro consisteva quindi essenzialmente nell’ottimizzazione del reparto/area.

Il focus era quasi esclusivamente sul raggruppare le risorse simili allo scopo di:

  • Massimizzare le economie di scala nell’utilizzo delle risorse;
  • Favorire la condivisione delle competenze tra colleghi di una stessa area o di uno stesso reparto;

I prodotti e i servizi offerti al mercato restavano gli stessi per molto tempo e quindi una volta standardizzati i metodi di lavoro restavano pressoché identici nel tempo. Di conseguenza il lavoro era un’attività di routine con poche  occasioni di relazionarsi con altri reparti/settori aziendali.

PERCHE’ OGGI CI SI STRUTTURA PER PROCESSI

Attualmente il mercato richiede sempre più spesso delle novità/evoluzioni nei prodotti e servizi, la concorrenza è in numero maggiore e più agguerrita ed è quindi necessario sviluppare molto più spesso nuovi prodotti e servizi. Questo richiede valutazioni, progettazioni, sviluppo delle competenze e pianificazioni che richiedono la collaborazione di funzioni diverse. Quindi è necessario fare in modo che queste riescano ad interfacciarsi per poter svolgere al meglio il proprio lavoro.

Si è passati perciò da un’organizzazione per aree ad un’organizzazione aziendale per processi. E sono questi ultimi  a creare valore al cliente, non le aree, nate per un’ottimizzazione interna delle risorse.

Infatti gli obiettivi di area sono in genere la massimizzazione delle loro prestazioni, dando per scontato che questo basti al raggiungimento di una buona prestazione globale dell’organizzazione. Il che invece non è affatto scontato.

L’obiettivo del processo invece è la soddisfazione del suo cliente (interno o esterno), che porta ad avere maggiori probabilità di ottenere buone prestazioni globali dell’azienda/organizzazione.

L’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PER PROCESSI E LA MOTIVAZIONE

Un processo ben organizzato origina indubbi vantaggi per l’organizzazione, sia in termini di risultati ottenuti sia sulla motivazione e serenità del team. Infatti quest’ultimo, essendo formato da persone aventi ben chiari i propri ruoli, responsabilità e compiti eviteranno di incorrere in polemiche, discussioni o incomprensioni.

Ciò è molto importante in quanto, come risulta da questa ricerca, dei lavoratori motivati hanno una produttività maggiore del 50%. Se vuoi maggiori informazioni sulle competenze chiave necessarie per una buona gestione di un team, leggi questo articolo.

Mettiamo come esempio un processo di approvvigionamento per chiarire meglio di che cosa stiamo parlando:

Esempio del processo di approvvigionamento per un’azienda manifatturiera

Per organizzare al meglio un processo dobbiamo descriverlo in modo chiaro e  ufficiale attraverso un documento che ne riporti tutti gli aspetti necessari, andremo quindi ora a descriverne i vari elementi che lo caratterizzano.  Il consiglio è di seguire l’ordine come fatto sotto.

I CLIENTI DEL PROCESSO

La prima cosa da definire è chi sono i clienti del processo, che possono essere interni o esterni. Se non si hanno ben chiari chi sono non si possono sapere quali sono i requisiti richiesti e di conseguenze gli obiettivi del processo.

GLI OBIETTIVI DEL PROCESSO

Una volta individuati i clienti del processo e quindi i requisiti necessari, possiamo stabilire gli obiettivi del processo che devono essere coerenti con i requisiti di cui sopra e con la Vision e la Mission dell’organizzazione.

GLI OUTPUT DEL PROCESSO

Quando sono stati individuati gli obiettivi del processo si può passare alla definizione delle caratteristiche degli output, passaggio indispensabile se si vogliono raggiungere gli obiettivi di cui sopra.

LE ATTIVITA’ DEL PROCESSO

Le attività che compongono il processo devono essere descritte in modo chiaro, univoco e completo per non lasciare spazio a fraintendimenti, incomprensioni o errori. Queste devono quindi essere messe in ordine cronologico e deve essere chiaro chi fa che cosa. Quindi deve essere chiaro quando lo deve fare, aiutato da chi, chi decide, chi controlla l’esecuzione, chi coordina le attività etc.

Per farlo in modo pratico e chiaro si può utilizzare un sistema a tabella come il seguente, denominato matrice RACI (quella sotto è una mia personalizzazione. Al link precedente trovate descrizione e strumento da utilizzare liberamente scaricabile):

GLI ATTORI DELL'ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PER PROCESSI
Gli attori del processo
I RESPONSABILI DELL'ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PER PROCESSI
Decisore e coordinatore/responsabile del processo
LE ATTIVITA' DELL'ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PER PROCESSI
Le attività, gli attori e gli input del processo

Quello sopra è un estratto del capitolo “attività e attori del processo” del documento che riporta il processo acquisizione ordini che ho fatto per una mia azienda cliente.

I CRITERI DEL PROCESSO

Qui vengono indicate le “regole del gioco” da rispettare, cioè a quali regole e vincoli è subordinato il processo (ad esempio il budget disponibile e la legislazione cogente).

I RISCHI DEL PROCESSO

Qui si deve indicare come si intende gestire i rischi. Bisogna quindi definire:

  • Quali devono essere presi in considerazione;
  • I criteri da utilizzare per la loro valutazione;
  • Il metodo di gestione per ridurre o eliminare quelli individuati;

Prima di tutto è buona cosa fare preliminarmente un’analisi SWOT. Da questa si individuano i punti di debolezza della squadra. Quindi mediante questi fare una valutazione dei rischi conseguenti e successivamente definire le contromisure sulle quali lavorare.

GLI INDICATORI DEL PROCESSO

Per capire quanto è efficace ed efficiente il processo, bisogna definire degli indicatori che fungano da sensori dei risultati ottenuti e della percentuale di raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

E’ perciò importante durante questa fase avere sempre ben presenti gli output del processo e le loro caratteristiche, definite dai clienti.

GLI ATTORI DEL PROCESSO

Gli attori del processo sono coloro che prendono parte, più o meno attivamente, alle attività che lo caratterizzano. E’ quindi importante definire almeno chi sono:

  • Il coordinatore/responsabile;
  • Il decisore (per le decisioni importanti che non può prendere in autonomia il coordinatore/responsabile);
  • L’utente/cliente;
  • Gli esecutori delle attività;
  • I fornitori di risorse;
  • I fornitori di informazioni utili per lo svolgimento delle attività;
  • I collaboratori/aiutanti;
  • I controllori;

GLI INPUT DEL PROCESSO

Gli input del processo possono essere ad esempio le informazioni, le risorse, i documenti e le specifiche necessarie per lo svolgimento delle attività.

LA FREQUENZA DEL PROCESSO

Qui possiamo indicare se è un processo di routine svolto giornalmente o se avviene saltuariamente. In quest’ultimo caso dobbiamo indicare con quale frequenza deve essere fatto.

Bene, questo è tutto, spero di esservi stato utile. Se ritenete possa esserlo anche per i vostri colleghi/amici/conoscenti condividete questo articolo, grazie.

Flavio Castelli

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