GESTIONE DELLE COMPETENZE

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Skills matrix, uno strumento utile per il management delle risorse umane

Quando in un’organizzazione sono presenti delle situazioni nelle quali in un team di lavoro, per intervenute esigenze di cambiamenti o sviluppi nei ruoli dei membri serve una gestione delle competenze, oppure ci sono delle persone che evidenziano delle carenze di formazione, o invece sono presenti le persone giuste con le competenze giuste ma nei posti sbagliati, in tutti questi casi è necessario disporre di uno strumento per gestire al meglio la distribuzione e lo sviluppo delle risorse umane. Non farlo porta ad avere dei team non in grado di lavorare al meglio, errori, non conformità e di conseguenza bassa produttività, conflittualità, malcontento e poca motivazione.

Quello che vedremo in questo articolo, è uno strumento utile ai team manager che devono gestire le competenze della propria squadra e mettere le persone giuste al posto giusto.

Per meglio capire di che cosa si tratta inseriremo un esempio di Skills Matrix applicato al “case study” di un’azienda manifatturiera che produce tagliaerba, di cui avevamo già parlato in un altro articolo dedicato al metodo di ricerca delle cause all’interno del Problem Solving.

IL CASO DI ANDREA, TEAM MANAGER DI UN UFFICIO TECNICO

Andrea è il responsabile dell’ufficio tecnico nell’azienda di tagliaerba dove sono state evidenziate delle esigenze di formazione. All’interno dell’ufficio tecnico sono presenti alcuni ruoli diversi, alcuni più tecnici altri tecnici/commerciali. Tra i ruoli più tecnici ci sono i progettisti dei componenti meccanici e i progettisti degli impianti elettrici. Nei ruoli tecnici/commerciali alcune persone seguono solo i clienti italiani mentre altri seguono alcune aree all’estero.

E’ molto importante per un’organizzazione gestire al meglio la competenza dei propri lavoratori in quanto questa rappresenta il fattore chiave di risultati e competitività sul mercato. L’investimento in formazione è quindi un ottimo investimento su cui puntare, con degli ottimi ritorni economici e sul benessere organizzativo. Alcuni potrebbero obiettare che è rischioso investire in formazione quando poi il lavoratore potrebbe licenziarsi ed andarsene. A tal proposito  vi metto questa citazione che calza a pennello:

“Cosa c’è di peggio che formare i tuoi lavoratori e perderli? Non formarli e tenerli.”

Zig Ziglar

Grazie allo strumento che stiamo per vedere si riescono a ben gestire i bisogni in questo ambito, che vuol dire:

  • Analizzare in modo ottimale le esigenze di formazione;
  • Colmare eventuali lacune di competenze;
  • Distribuire al meglio le competenze, mettendo le persone giuste al posto giusto;
  • Selezionare i migliori candidati a ricoprire un determinato ruolo;

Tutto ciò porta a maggior produttività, efficienza ed efficacia. Si hanno inoltre minori errori e non conformità.

MA COS’E’ LA SKILLS MATRIX?

Di cosa stiamo parlando? la matrice delle competenze o Skills Matrix, è una tabella che serve per gestire le abilità dei membri di un team di lavoro e assegnare i compiti giusti alle persone giuste.

Può essere vista anche come uno strumento di Problem Solving per colmare il gap di competenze tra una situazione A con prestazioni insoddisfacenti e una situazione B con prestazioni migliori.

Può essere inoltre utilizzata per pianificare il percorso professionale, fungendo da road map alle persone, indicando loro le aree in cui devono  maggiormente concentrare i propri sforzi per sviluppare quel tipo di competenze.

Per una valutazione delle Soft Skillsle competenze più importanti che un lavoratore deve possedere (non lo diciamo noi ma chi si occupa di risorse umane, i mezzi di comunicazione, il World Economic Forum e migliaia di dirigenti, manager e altri lavoratori che hanno risposto ad una domanda contenuta in una ricerca fatta da Linkedin sulle competenze più importanti), puoi usare i nostri quiz. Puoi usarli ad esempio in fase di selezione di un nuovo manager per valutare le sue abilità. Oppure per sviluppare quelle dei manager già in azienda per pianificare la formazione necessaria a colmare i GAP presenti. Per ora abbiamo sviluppato i seguenti quiz:

Ma in che modo si costruisce la Skills Matrix? Servono quattro fasi, vediamole:

GESTIONE COMPETENZE – FASE 1, IDENTIFICAZIONE NECESSITA’

La prima fase per la costruzione della matrice  è l’identificazione delle competenze necessarie per il buon funzionamento del team, suddivise per i vari ruoli/mansioni che lo compongono.

Per farlo bisogna affidarsi a persone esperte che conoscono bene la mansione/ruolo che si vuole analizzare e le relative  competenze  indispensabili, sia tecniche specifiche che quelle trasversali/Soft Skills. Ad esempio per un tecnico/commerciale che deve interfacciarsi sia con i progettisti che con i clienti bisogna prevedere sia capacità tecniche per poter comunicare con i progettisti, sia competenze relazionali e cognitive per relazionarsi al meglio con gli acquirenti e con le quali dare una risposta efficace alle loro richieste. Se non è chiaro cosa comprendono e significano, queste competenze possono essere ulteriormente dettagliate per meglio definirle. Ad esempio  le competenze relazionali contengono la capacità di comunicazione, che a sua volta contiene capacità di scrivere, la capacità di fare presentazioni, la capacità di essere chiaro nel parlare etc. Le competenze qui individuate vanno messe come intestazione di colonna.

GESTIONE COMPETENZE – FASE 2, IDENTIFICAZIONE RUOLI

Questa  fase consiste nell’individuazione delle persone che compongono il team e i loro ruoli. Queste due informazioni verranno messe come intestazione di riga.

GESTIONE COMPETENZE – FASE 3, SCELTA CRITERI VALUTAZIONE

La fase tre consiste nel scegliere i criteri con i quali andare a fare la valutazione delle competenze dei membri del team. Puoi scegliere ad esempio una scala da 0 a 4 come dalla tabella sotto riportata.

GESTIONE COMPETENZE SKILLS MATRIX
Criteri esempio per la valutazione competenze

GESTIONE COMPETENZE – FASE, VALUTAZIONE DISPONIBILITA’

L’ultima fase consiste nella valutazione delle competenze presenti nel team.

Sotto vengono riportate delle modalità di esempio che puoi utilizzare per raccogliere informazioni utili alla valutazione:

1) Interviste o questionari– Consistono nel chiedere una auto valutazione onesta delle proprie competenze specifiche. Puoi usare anche, come detto sopra, i nostri quiz sulle Soft Skills;

2) Per i compiti che richiedono essenzialmente delle attività  manuali/fisiche,  si può utilizzare il metodo dell’osservazione diretta del membro del team mentre sta svolgendo il lavoro.

3) Valuta le loro prestazioni attraverso gli indicatori che misurano il grado di raggiungimento degli obiettivi del team e delle  mansioni che lo costituiscono.

Indipendentemente dal metodo usato per la valutazione, chi la esegue deve essere obiettivo, giusto e imparziale. Inoltre non deve farsi condizionare da simpatie o antipatie personali. Le valutazioni effettuate devono essere inserite nella matrice usando il criterio a punteggio precedentemente visto (o un altro di vostro gradimento se preferite).

Sotto trovate l’esempio di  matrice già compilata, che potrebbe rappresentare la situazione nell’azienda ipotetica che produce tagliaerba già vista in un precedente articolo.

GESTIONE COMPETENZE SKILLS MATRIX
Esempio Skills Matrix inerente azienda tagliaerba

IL MIGLIORAMENTO CONTINUO DELLE COMPETENZE

Quando la matrice è stata interamente completata si può iniziare ad analizzarla per verificare se esiste la possibilità di distribuire meglio le competenze con dei cambiamenti di ruolo/mansione tra i membri del team. L’analisi continua individuando i gap da colmare ad esempio attraverso formazione e/o addestramento. Questa analisi deve essere periodicamente rivista e aggiornata per inseguire il necessario sviluppo delle risorse umane conseguente al continuo evolversi delle competenze richieste per poter  ricoprire efficacemente il loro ruolo.

Tieni presente che la matrice potrebbe contenere delle informazioni riservate, va quindi gestita facendo attenzione alle persone che vi possono accedere e visualizzarla, secondo quanto previsto dalla normativa sulla privacy. Bene, questo è tutto.

Cliccando il tasto “SCARICA SKILLS MATRIX” sotto riportato, iscrivendoti alla Newsletter otterrai lo strumento operativo per svolgere il lavoro. Questo ti permetterà di gestire al meglio le competenze sia a livello azienda/organizzazione, che a livello del singolo lavoratore, colmando così i GAP presenti e sviluppare al meglio le abilità.

Condividi l’articolo se lo ritieni opportuno, grazie.

Flavio Castelli

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