FEEDBACK POSITIVO: LE 5 ATTIVITA’ DAVVERO IMPORTANTI

Per fare in modo che sia di qualità e costruttivo!

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Il feedback positivo che viene dato, è un ottimo strumento per motivare le persone ad impegnarsi e a fare ancora meglio. E dare più feedback positivi che negativi è un buon modo per mantenere un livello ottimo di benessere emotivo e psicologico delle persone. E quindi dei team più produttivi ed efficaci.

Con questo non voglio dirti che non devi dare dei feedback negativi.
Anzi, questi ultimi devono essere dati se si vuole dare l’opportunità di migliorarsi, sia umanamente che professionalmente. E quindi di cambiare in meglio le prestazioni dell’intera squadra di lavoro e dell’organizzazione. Perciò, per essere di qualità, una “sessione di feedback” deve comprendere sia i feedback positivi (in numero superiore) che i feedback negativi (in numero inferiore).

Sappi infatti che è più utile ed efficace focalizzarsi ed elogiare i pregi e il buon lavoro fatto dalle persone che criticare le altrui debolezze o il lavoro di scarsa qualità svolto.

E ovviamente conta molto anche il modo con il quale vengono dati i feedback e l’utilizzo di una comunicazione efficace.

Ma quali sono gli elementi che deve contenere un buon processo di feedback affinché sia veramente efficace? quali sono le attività da pianificare perché questo porti a dei miglioramenti e risultati positivi? In questo articolo discuteremo di questi cinque step per dare un feedback positivo, o di qualità. Ovvero quello che porta ad un miglioramento continuo del lavoro svolto e di conseguenza dei risultati ottenuti.

Ma vediamo gli argomenti che tratteremo in questo articolo:

QUANDO E’ IMPORTANTE DARE UN FEEDBACK POSITIVO

Creare un ambiente dove dare dei feedback con i giusti modi è una routine consolidata, dovrebbe essere l’obiettivo di tutte le organizzazioni. Il feedback infatti, sebbene molto sottovalutato, è un elemento davvero importante per la motivazione dei lavoratori. E quindi per la qualità e la quantità del lavoro svolto.

Sappi infatti che la mancanza di feedback e di apprezzamento riguardo al lavoro svolto sono la prima causa di insoddisfazione da parte dei lavoratori. E’ quanto è emerso in una ricerca effettuata da Gallup basata su un sondaggio condotto on line nel 2017 su oltre 3.300 lavoratori full-time dai 21 anni in su.

Bisognerebbe quindi creare una cultura del Feedback. Cioè fare in modo che questo diventi parte delle buone abitudini dell’organizzazione. Da pianificare con regolarità su base periodica, ad esempio settimanalmente.

Preliminarmente sarebbe buona cosa mettersi d’accordo sulle modalità di effettuazione. In modo tale da accordarsi su cosa e come valutare il lavoro svolto. Cioè sui criteri da utilizzare, le regole del gioco che verranno usate.

E quindi imparare a dare dei feedback, ma fare in modo che le persone imparino anche a chiederli. Quando ciò avviene, significa che questi sono interpretati nella maniera corretta. E cioè come uno strumento per una crescita umana e professionale, di cui tutti abbiamo bisogno e dovremmo interessarci.


Lo strumento giusto per migliorare il tuo Feedback e la tua comunicazione


CHI DEVE DARE DEI FEEDBACK

All’interno di un’organizzazione, la figura che ha la maggior responsabilità di dare dei feedback è il Team leader. Cioè chi deve gestire un team, una squadra. Cioè colui che deve garantire che la qualità e la quantità del lavoro svolto dai membri del team sia di alto livello. E per farlo deve tenere alta la motivazione e dare un riscontro sul lavoro svolto tramite dei feedback positivi e negativi.

Ma un feedback positivo può essere dato anche tra colleghi.

E uno scambio strutturato e costante di feedback, con l’intento di migliorare e sviluppare i rapporti, dovrebbe essere organizzato anche con clienti, fornitori o collaboratori.

COS’E’ IL FEEDBACK POSITIVO

Ma in sostanza cos’è un feedback positivo? è un riscontro, un riconoscimento che viene dato successivamente all’effettuazione di un’attività svolta. Ha lo scopo di gratificare la persona che lo riceve e di metterla al corrente che, fatta in quel modo, quella attività andava bene. Così facendo si aumentano anche le probabilità di replicare la stessa buona qualità anche nelle future attività da svolgere. Questo sia perché il lavoratore ha un riferimento chiaro di come deve fare le cose, ma anche perché, come già detto, un feedback positivo aumenta la motivazione e l’impegno.

ECCO COME DARE UN FEEDBACK EFFICACE

Come detto nella premessa, le attività che costituiscono il processo di Feedback efficace sono 5. Vediamole:

1- Spiega l’IMPATTO del lavoro svolto

Se vuoi dare un Feedback di qualità non devi dare solo dei riconoscimenti del buon lavoro svolto e far presente gli ambiti di miglioramento esistenti. Devi anche far capire al tuo interlocutore l’impatto del suo lavoro sugli obiettivi-risultati desiderati. Devi quindi spiegare perché il suo lavoro è importante e come impatta sul suo contesto. E cioè sui suoi colleghi e sull’azienda/organizzazione. Il lavoro di tutti è importante, anche il più umile. Dillo esplicitamente e spiega il perché. Alcuni lavoratori potrebbero sentirsi poco utili.

2 – Dai dei Feedback MIRATI

Cerca di non essere generico quando dai dei Feedback. Ma sii chiaro e specifico nell’indicare l’oggetto della valutazione. Per farlo puoi usare degli esempi specifici relativi ad attività concrete. Meglio ancora sarebbe seguire questo metodo: lasciare che sia il tuo interlocutore a farti degli esempi di attività fatte con risultati non soddisfacenti e invece dare di persona dei feedback positivi ed elogi quando il lavoro (specifico) è stato fatto bene.

Questo metodo usalo nelle “sessioni di feedback” di routine. Mentre, ovviamente, se devi dare un feedback relativo, ad esempio, sulla qualità del lavoro svolto durante un anno di lavoro, puoi usare dei criteri di valutazione più generici.

Prima di passare al passo successivo, assicurati che il tuo interlocutore abbia capito bene:

  • Il tipo di lavoro in valutazione nella sessione di feedback;
  • Come deve essere fatto il lavoro in valutazione;
  • L’impatto del lavoro svolto sui suoi colleghi e sull’organizzazione;

Se questi tre punti non sono ben chiari, le fasi successive non sarebbero efficaci.

3 – Cerca le CAUSE della qualità del lavoro svolto

Obiettivo di questa fase è capire i perché del lavoro svolto in un certo modo, come si è arrivati a certi risultati. Questo per replicare i metodi efficaci e correggere invece quelli che non sono stati soddisfacenti. Di questi ultimi bisogna cercare di capire le cause, analizzando modi e strumenti utilizzati al fine di comprendere dove, cosa e come migliorare. Se sono i modi di lavorare che non sono adeguati cerca di verificare se il lavoratore necessita di una acquisizione/sviluppo di ulteriori competenze attraverso la formazione e/o l’addestramento.

4 – Pianifica le ATTIVITA’ per il MIGLIORAMENTO

Quando hai capito le cause delle qualità e quantità del lavoro svolto, puoi impostare gli obiettivi e pianificare le attività per risolvere i problemi individuati e impostare il miglioramento.

E’ buona cosa cercare di fare in modo che sia il lavoratore a trovare una soluzione ai problemi individuati relativi alle sue attività svolte. In particolare cerca di stimolarlo, con i giusti modi, ad una propria crescita personale e professionale. Lo puoi fare cercando di fare in modo che faccia chiarezza su quali sono i suoi obiettivi e risultati attesi, sulle azioni conseguenti da programmare, sulle risorse necessarie e sulle sue qualità su cui può fare affidamento. Allo scopo sono d’aiuto gli obiettivi SMART e gli strumenti di Time Management per essere efficaci ed efficienti nell’uso del tempo a disposizione. E’ utile anche l’analisi SWOT personale, per minimizzare gli impatti negativi delle proprie debolezze e massimizzare gli effetti positivi dei propri punto di forza.

5 – MONITORA i risultati delle attività di miglioramento pianificate

Una volta impostati gli obiettivi e pianificate le attività di miglioramento, bisogna monitorare i progressi e i risultati ottenuti mediante delle revisioni periodiche di quanto era stato pianificato. E risolvere i problemi che si possono incontrare durante le attività svolte per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Cerca di essere presente e di sostenere questo processo di miglioramento del lavoratore. Aumenterai così la sua motivazione e le probabilità che si creino dei nuovi comportamenti e modi di lavorare, più funzionali ed efficaci.


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