Gli errori di comunicazione possono essere di diverse tipologie e gravità. In questo articolo vogliamo trattarne 10, quelli che secondo noi sono i principali. Quelli che se li commetti ti possono portare grossi problemi, come ad esempio:
Quando devi stare attento a non commettere errori di comunicazione
Saper produrre una COMUNICAZIONE EFFICACE è importante soprattutto in alcuni ambiti e in alcune occasioni. Ad esempio quando si LAVORA IN TEAM, oppure quando si devono dare informazioni ai propri clienti o al proprio capo, oppure ancora quando si devono far valere i propri bisogni o richieste o si deve effettuare una presentazione in pubblico. Come vedi saper comunicare bene serve in molte occasioni e commettere gli errori che andremo a vedere può compromettere il risultato e farti fare brutte figure. O peggio, come visto sopra.
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A chi serve soprattutto comunicare senza errori
Da quanto visto in precedenza, si capisce che le figure che hanno una esigenza maggiore di comunicare senza commettere errori sono:
Ecco i 10 errori di comunicazione da evitare
Vediamo ora quali sono gli errori di comunicazione principali da evitare:
1- Reagire con toni non adeguati
Quando reagisci male, con toni aggressivi, maleducati o irrispettosi, a un collega, un amico o a qualsiasi altra persona, hai sbagliato atteggiamento. A volte capita di essere in balia di frustrazione, rabbia, stress o altro che ci fa essere in uno stato emotivo alterato. E pensiamo che ciò possa essere una attenuante a risposte poco adeguate. Ma non è così, conviene sempre evitare, calmarsi e rispondere con calma in un secondo momento. Come sai, a mente fredda e serena si ragiona e si comunica meglio. E impara ad usare l’INTELLIGENZA EMOTIVA.
2- Non usare lo strumento adatto
Quando devi comunicare con qualcuno, è importante scegliere il canale più adatto allo scopo e al tipo di contenuto che devi trasmettere. Altrimenti potresti incontrare grossi problemi e non essere efficace come serve. I canali disponibili sono ad esempio il faccia a faccia, il telefono, le email, le riviste, la televisione etc.
Le variabili che devi considerare per scegliere lo strumento adeguato sono:
Ad esempio se devi dare una cattiva notizia o informazioni complicate evita di usare le email. Queste infatti non ti permettono di usare la comunicazione non verbale e para verbale per far meglio capire il messaggio e adeguarti alle reazioni del tuo interlocutore.
3- Non controllare bene il tuo lavoro dopo averlo scritto
Se non dedichi una quantità di tempo sufficiente al controllo del lavoro svolto, potresti incorrere in errori di ortografia, di grammatica o in toni sbagliati (vedi punto 1). E’ importante quindi rileggere bene il tutto con calma prima di inviare la mail, consegnare il documento etc. Altrimenti se ti lasci sfuggire degli errori o toni sbagliati fai la figura della persona poco professionale o inadeguata.
4- Non essere assertivi
L’assertività è la capacità di essere schietti e chiari quando si tratta di manifestare i propri bisogni, i propri desideri e le proprie aspettative, tenendo conto di quelli degli altri. Non essere assertivi significa non essere in grado di farsi valere, con tutti i problemi che ne conseguono. Scopri in questo articolo i 7 passi per essere più assertivi.
5- Non dedicare abbastanza tempo alla preparazione della tua comunicazione
Come già detto, la comunicazione è importante e va preparata bene. Insomma gli devi dedicare tempo e attenzione. Ti devi preparare al meglio se vuoi risultare credibile, convincente e se vuoi quindi che la tua comunicazione sia efficace. Pianifica gli argomenti, i toni e gli strumenti da usare. Studia poi bene il tutto se vuoi essere sciolto.
6- Non usare una comunicazione aperta con le nuove conoscenze
Quando incontri una nuova persona e con questa vuoi comunicare al meglio, soprattutto quando appartiene a una cultura, fascia di età, religione o orientamento sessuale diverso, cerca di mantenere la mente aperta. Ma anche curiosa e libera da etichette già preconfezionate da appiccicare addosso al tuo interlocutore. Non avere pregiudizi o usare stereotipi per catalogarla, ma aspetta di parlarci e di conoscerla meglio prima di farti un’opinione.
7- Evitare di dare dei feedback negativi quando necessario
Dare e saper accettare dei FEEDBACK è molto importante. Come ho già scritto in questo articolo, è meglio darne di positivi piuttosto che negativi. In questo modo aumenti la motivazione e il coinvolgimento della persona che li riceve. Ma quando serve bisogna saper dare anche questi ultimi. E farlo immediatamente, appena il fatto è successo, senza rimandare. In questo modo si possono valutare-commentare fatti freschi e non si rischia di dimenticare o distorcere i particolari relativi a quanto accaduto di negativo e da migliorare. Ricordati sempre, quando lo dai, lo scopo del feedback negativo. Che non è quello di accusare qualcuno e punire, ma di migliorare continuamente i metodi di lavoro e di incentivare la crescita professionale dell’individuo.
8- Non verificare quanto il tuo interlocutore sta capendo
Quando scrivi una mail, parli con una persona oppure parli ad un pubblico, è importante verificare quanto il tuo/i tuoi interlocutori sta/stanno capendo. Quindi ogni tanti fermati, fai domande e valuta il linguaggio del corpo di chi ti sta di fronte. In questo modo puoi capire non solo se sei stato chiaro, ma anche l’interesse per l’argomento, per il tuo modo di esporlo e le emozioni-reazioni che stai provocando.
9- Violare la privacy accidentalmente
Stai attento quando inserisci l’indirizzo email oppure quando alleghi dei documenti. Inviare una mail alla persona sbagliata o alla persona giusta con un documento sbagliato può essere molto rischioso.
10- Utilizzare una comunicazione standard con tutti
La comunicazione si dovrebbe più possibile adattare alla persona che hai di fronte. Alla sua cultura, alle sue preferenze, ai suoi gusti, al suo carattere. Lo so, non sempre è possibile farlo, ma quando si può rende la comunicazione molto più efficace.
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