Ecco la gestione dei conflitti ottima in un team di lavoro

Come affrontarli e migliorare il clima nella tua squadra

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La gestione dei conflitti in un team è una delle attività più importanti, che devi saper affrontare nel modo giusto, se hai la responsabilità del buon funzionamento di una squadra di lavoro. Se infatti vengono trascurati e non gestiti adeguatamente, questi portano a grossi problemi personali per le persone coinvolte e fanno perdere armonia, produttività ed efficacia al team.

Ma vediamo di cosa ti parlerò in questo articolo:


Perché gestire e valorizzare le differenze

Come già detto in altri articoli, le differenze di vedute, valori e cultura non devono essere un problema all’interno di una squadra. Ma anzi sono una importante risorsa che aumenta di molto la capacità di Problem Solving, l’innovazione e quindi anche la sua efficacia ed efficienza. Se non gestite correttamente però, queste differenze possono portare invece a problemi, incomprensioni e conflitti. In questo articolo vedremo quindi gli approcci corretti da mantenere per evitare problemi e un metodo in cinque fasi per tradurre concretamente, nella pratica, queste abilità.

L’approccio giusto: il giusto comportamento generale per evitare problemi

Inizierò quindi parlandoti di quali sono degli approcci generali corretti da mantenere se vuoi evitare problemi all’interno del tuo Team. In seguito poi invece ti spiegherò le cinque fasi per affrontare un conflitto già presente tra due o più individui della tua squadra.

Tieni gli occhi aperti e osserva

Individuare i sintomi di un conflitto in atto tra due o più persone appartenenti ad un Team di lavoro non sempre è facile. Ma se utilizzi un pò di spirito di osservazione vedrai che non è poi così difficile individuare i segnali che indicano la presenza di disaccordi, divergenze o antipatie. Per riuscire nell’intento devi prestare attenzione a:

  • Espressioni facciali, come ad esempio il distogliere lo sguardo da una persona;
  • Linguaggio del corpo, come tenersi alla lontana o le braccia incrociate;
  • Il tipo di conversazione, i toni usati dalle persone nella loro comunicazione;

Sii proattivo

Cerca di prevenire le cause, anche piccole, di incomprensioni, malumori e tensioni. Cose che tipicamente creano tensione sono ad esempio l’escludere una persona da una discussione o da un progetto. Oppure usare dei toni poco rispettosi durante una discussione. Cerca inoltre di risolvere ed eliminare sul nascere i conflitti. Prima che degenerino e si ingrandiscano. Agisci subito quindi e non lasciare andare le cose o aspettare che si risolvano da sole. O che siano altri a risolverle.

Mantieniti obiettivo, equo e imparziale

Cerca di lasciare fuori dal tuo agire le simpatie o le antipatie personali quando sei alle prese con la gestione dei conflitti all’interno della tua squadra. Evita anche di parteggiare per uno o per l’altro, anche quando sei d’accordo con una posizione e non con un’altra.

Concedi quindi pari possibilità ed il giusto tempo a tutte le parti in gioco per esporre compiutamente la loro opinione o il loro punto di vista.

Intervieni quando serve

Quando c’è una discussione animata in corso e c’è qualcuno che si comporta in modo aggressivo o poco piacevole nei confronti di altre persone, magari timide o riservate, intervieni e riporta equilibrio. Fai in modo cioè che anche la persona che tende ad essere dominata da quella con atteggiamento più irruente o prepotente, possa parlare ed avere la stessa possibilità di parlare ed esprimere la propria opinione.

Considera solo i fatti certi

Quando devi moderare una discussione per gestire dei conflitti, evita di dichiarare come verità assolute delle cose che conosci solo per sentito dire o che ti hanno riferito fonti non sicure. In questi casi puoi usare frasi del tipo “per quanto ho capito” o “per quanto ne so”. Questa cosa lascia aperta la possibilità che tu abbia capito male o che le tue informazioni non siano complete o corrette.

Concedi-ti il tempo necessario

A volte potrebbe essere necessaria la tua pazienza. La gestione dei conflitti presenti in un team può richiedere del tempo. Soprattutto quando si ha a che fare con personalità difficili e molto diverse da quelle di altri componenti della squadra. E’ necessario quindi in alcuni casi tener duro e perseverare.

In cosa consiste la gestione dei conflitti

La gestione dei conflitti si applica a quelle situazioni sfuggite di mano in cui sono presenti contese, polemiche e accese discussioni tra i membri della propria squadra. E devi intervenire in qualità di moderatore e/o facilitatore del dialogo per riportare la calma e risolvere le controversie. Alla base ci devono essere però, da parte degli individui in questione, le abilità e la volontà necessarie per la risoluzione dei conflitti. Se non sono presenti è meglio fermarsi e fare preventivamente della formazione per trasferire almeno le competenze minime di base per il team work.

Ecco come gestire le situazioni difficili sul lavoro

Ed eccoci arrivati al processo utile necessario per gestire al meglio i conflitti e riportare serenità, collaborazione e performance all’interno della squadra. Quello proposto è un metodo collaudato ed efficace ed è composto da cinque fasi. Vediamole.

1) Parla in separata sede con ogni persona coinvolta nel conflitto

La prima fase per una gestione ottima dei coflitti è cercare di ascoltare con calma tutte le campane. Organizza quindi degli incontri individuali informali con ogni persona coinvolta nella controversia e cerca di capire quali sono le sue ragioni, le cose che lo infastidiscono o lo preoccupano e di cosa ha bisogno. Durante questi colloqui cerca di:

  • Tranquillizzare il tuo interlocutore, comunicando che la conversazione è riservata;
  • Non avere pregiudizi e di non manifestare le tue opinioni personali. Ma lascia parlare e dai il tempo sufficiente alle persone per aprirsi e confidarsi;
  • Rimanere imparziale e poni le stesse domande a tutte le parti in gioco;

2) Organizza un incontro chiarificatore

Dopo aver sentito tutte le parti in gioco e esserti chiarito le idee, organizza un incontro con le persone in conflitto tra loro. In questo incontro tu dovrai fungere da moderatore e facilitare la risoluzione del conflitto. Se vuoi essere sicuro che la discussione non prenda una brutta piega, devi stabilire preliminarmente delle regole: la conversaziopne deve essere civile e rispettosa, tutti devono avere la possibilità di parlare senza essere continuamente interrotti (no pollaio tipo incontri televisivi tra politici). Evitare di far scadere la discussione in commenti in ambito personale, ma mantenere la discussione nel merito dei problemi in questione.

Quindi durante la conversazione:

  • Datti da fare per mantenerla serena e calma. Moderala e fai in modo che le minacce non intervengano nella discussione;
  • Fai in modo che le persone dicano quali sono i loro bisogni, le loro aspettative e per cosa sarebbero disposti ad impegnarsi e a lavorare sodo. Incoraggia gli individui a proporre idee e soluzioni, piuttosto che parlare solo di problemi;
  • Incoraggia l’ascolto attivo per migliorare la comprensione del punto di vista altrui;
  • Ricorda loro o chiedi se hanno già lavorato positivamente in passato e se c’è la possibilità di usare quelle esperienze passate come base per costruire lavori comuni in futuro;

3) Chiedi l’opinione di tutto il Team

Quando il conflitto riguarda tutta la squadra, (se è possibile quando cioè non sono presenti limitazioni dovute alla privacy) puoi chiedere il parere di tutti per trovare una soluzione condivisa. Ciò aiuta a mettere sul piatto diverse prospettive, competenze ed approcci. E a creare un ambiente dove le persone si sentono a proprio agio e si fidano a condividere con gli altri membri del team le loro opinioni, problemi, soluzioni, bisogni ed aspettative.

4) Pianifica gli interventi

Dopo aver parlato con le parti in causa ed aver trovato una soluzione condivisa, pianifica le attività per renderla concretamente attuabile. Metti a calendario e programma gli interventi necessari con precisione, senza lasciari spazi di ambiguità su chi deve fare che cosa e in quali tempistiche affinché il problema venga risolto.

5) controlla i risultati degli interventi pianificati

Segui la situazione e gli interventi programmati per verificare che questi vengano attuati e che siano efficaci. Se non vengono attuati o se questi non stanno dando i risultati sperati intervieni e fai attuare quanto stabilito o programma dei nuovi interventi più efficaci.


Azioni supplementari

Qui sotto trovi ulteriori suggerimenti per migliorare la gestione dei conflitti o venirne fuori in situazioni difficili e particolarmente critiche. Vediamoli.

Situazioni critiche-in caso di difficoltà

Quando sei alle prese con situazioni critiche che hai difficoltà a gestire o che escono dal tua ambito di azione, puoi sempre chiedere aiuto ad un tuo collega, ad un tuo superiore o ai responsabili delle risorse umane. Soprattutto quando queste situazioni critiche riguardano comportamenti gravi come ad esempio bullismo o molestie. Che richiedono provvedimenti disciplinari.

Se vuoi migliorare le tue abilità

Anche se pensi di essere già abile nel risolvere i conflitti che si verificano nel tuo team, quasi sicuramente hai ancora dei margini di miglioramento (si può/deve sempre migliorare). Puoi farlo iniziando a CHIEDERE DEI FEEDBACK alle persone coinvolte nel coflitto per capire quanto sei stato efficace e cosa potresti fare meglio o diversamente.

Per quanto riguarda i miglioramenti su cui puoi ragionare per prevenire conflitti futuri, valuta soprattutto se hai dato ad ognuno dei componenti della tua squadra:

  • Degli obiettivi chiari e stimolanti;
  • Dei compiti e delle responsabilità ben definiti. E coerenti con le reali capacità di ognuno;
  • Delle opportunità per migliorare le proprie competenze attraverso la formazione e/o l’addestramento;
  • La possibilità di realizzare le loro aspirazioni di sviluppo professionale;

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