TIME MANAGEMENT: 10 CONSIGLI PER UNA SVOLTA POSITIVA!

Per fare di più e meglio

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Tutti noi conosciamo quelle situazioni in cui si hanno mille impegni che ci riempiono la giornata, quei periodi di sovraccarico di lavoro dove è necessario lavorare fino a tardi per completare le attività in scadenza. E tanti di voi probabilmente hanno avuto a che fare con ambienti di lavoro dove passare da un’urgenza all’altra è il normale modo di procedere, la routine di gestione del tempo considerata normale. E alcuni si sentono, impegnati, produttivi ed efficaci nella gestione del tempo perché  riducono il time management ad un saper far fronte alle urgenze.

Ma lavorare in questo modo non vuol dire essere efficienti, lavorare in questo modo genera errori, perdite di tempo, stress, malcontenti. In poche parole inefficienze.

Ma vediamo gli argomenti di cui ti parlerò in questo articolo:


PERCHE’ SERVE IL METODO DI TIME MANAGEMENT

Se hai il metodo per la gestione del tempo efficace, ha la possibilità di:

Navigare al meglio verso obiettivi chiari e  stimolanti;
Focalizzarti su quelle attività che ti portano ad ottenere più risultati con un minor impiego di tempo e risorse;
Ottenere prestazioni migliori grazie alla eliminazione dei tre nemici della produttività;
Organizzarti al meglio grazie a facili strumenti di gestione delle attività e dei progetti;

Vuoi approfondire e scoprire come si fa? ti consiglio di cliccare qui.

Vuoi scoprire i tre elementi veramente importanti per la produttività, la pianificazione e il time management? Vuoi evitare sprechi di tempo e concentrarti sulle attività che richiedono poco sforzo e producono un grande impatto positivo sui tuoi obiettivi?

Lo strumento giusto per migliorare la tua gestione del tempo che hai a disposizione


Purtroppo si dedica troppo poco tempo ad imparare a gestire il tempo, la risorsa più preziosa che abbiamo a disposizione. Sembra che non ci sia mai abbastanza tempo a disposizione per completare tutte le attività che orbitano all’interno dei nostri pensieri, creando a volte ansia e preoccupazioni. Ma tutti abbiamo a disposizione le uguali 24 ore giornaliere, sia che noi siamo persone che le sfruttano bene per realizzare progetti importanti, sia che siamo disorganizzati o cazzeggiatori incalliti che non riescono a concludere neppure le attività più semplici. La differenza fondamentale tra queste categorie sta proprio nelle loro capacità di time management.

I VANTAGGI DELLE COMPETENZE NEL TIME MANAGEMENT

Saperlo fare infatti  da notevoli vantaggi come:

Capacità di lavorare in modo più intelligente e semplice e raggiungere gli obiettivi anche quando si è sotto pressione. Cioè essere efficaci;
Riuscire ad ottenere di più ed in meno tempo, questo vuol dire maggior efficienza e produttività;
Maggiore qualità del lavoro;
Meno stress;
Miglior reputazione professionale;
Maggiori opportunità di avanzamento professionale;
Più opportunità di raggiungere importanti obiettivi personali;
Assenza di scadenze “bucate”;

Riconoscere e correggere gli errori nella gestione del tempo è uno dei modi più efficaci per migliorare la produttività. E quando dedichi del tempo e delle risorse per superare questi errori inizierai a percepire la grossa differenza che fa sulla tua produttività, sulla tua capacità di raggiungere gli obiettivi e di conseguenza sulla tua felicità e sul tuo livello di stress, che inesorabilmente andrà a diminuire.

Ma cos’è il time management?

Il time management è la gestione del tempo e delle priorità, un processo di organizzazione e pianificazione del tempo per le attività specifiche che dobbiamo e/o vogliamo portare a termine. Farlo bene vuol dire focalizzarsi sugli obiettivi e sui risultati più che su quante attività riusciamo a fare. Infatti essere occupati non vuol dire necessariamente essere efficaci nel raggiungimento dei risultati attesi ma anzi, spesso è vero il contrario: essere efficaci vuol dire essere meno occupati.

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IL DECALOGO  DI TIME MANAGEMENT PER RIUSCIRE A FARE DÌ PIU’ E MEGLIO

Ma vediamo ora i dieci suggerimenti per gestire in modo ottimale il tempo a disposizione. Ognuno dei dieci punti merita un maggior approfondimento, cosa che faremo in altri articoli.

1 Imposta gli obiettivi

obiettivi e time management

Se non sai dove vuoi andare sarà difficile che tu ci possa arrivare. E’ importante quindi fissare una destinazione, degli obiettivi da raggiungere che ti diano una destinazione e una visione chiara di cosa vuoi ottenere ed in quanto tempo. Questo ti facilita notevolmente la fase di definizione delle priorità e delle risorse da dedicare alle attività, in primo luogo il tempo disponibile.

Ma come deve essere un buon obiettivo? Ormai è risaputo, SMART! SMART è l’acronimo di Specifico, Misurabile, Attraente, Rilevante e Tempificato.

2 Utilizza una “to do list” – lista delle cose da fare

to do list

Che tu preferisca farla a mano o utilizzare una delle tante APP disponibili (che io ti consiglio), l’importante è crearla e tenerla aggiornata. Avere una lista scritta di attività da fare ti permette di organizzarle in modo di assegnare loro una giusta priorità e quantità di tempo a seconda dell’importanza, di pianificare le giornate incasellando le attività giuste al momento giusto, non dimenticarsi mai scadenze o attività da fare e di essere efficace ed efficiente nel raggiungimento gli obiettivi che ti sei dato.

Il tempo speso per effettuare la pianificazione è quello speso meglio, che vi sarà restituito durante l’esecuzione del lavoro con forti interessi.

pianificazione

Quindi prima di iniziare a FARE, preoccupatevi di PIANIFICARE, per predisporvi nei migliori dei modi all’effettuazione delle attività.

Se avessi a disposizione otto ore per abbattere un albero, ne passerei sei ad affilare l’ascia.

Abramo Lincoln

Pianificare vuol dire affilare la lama. Come avrete capito ritengo la pianificazione di fondamentale importanza. Mi sono occupato di pianificazione della produzione per dodici anni e ho visto l’enorme influenza che questa ha sul lavoro delle persone e di conseguenza sulle aziende.

E’ importante, nella fase di pianificazione, essere specifici e non vaghi nel definire le voci che caratterizzano le  attività e suddividere quelle di una certa complessità in sotto-attività più semplici e dall’impegno di tempo più modesto, io consiglio non più di 2-4 ore.

Se vuoi un aiuto, sotto trovi il link per scaricare TARGET + la nostra applicazione gratuita per la pianificazione e il time management grazie alla quale puoi pianificare le tue attività e centrare i tuoi obiettivi.

La nostra applicazione per la pianificazione e il time management
La nostra applicazione per la pianificazione e il time management

3 Focalizzati sulle attività a maggior priorità

Come abbiamo già visto, alcuni considerano il time management come la capacità di saltare da un’urgenza all’altra. Niente di più sbagliato. Bisogna imparare a definire delle priorità e a non farsi distrarre dalle pressioni che vengono esercitate per farci lavorare su altri fronti meno importanti. Se vuoi conoscere un metodo per definire le priorità, puoi leggere questo articolo . Se invece vuoi imparare a gestire le attività importanti e urgenti leggi questo articolo.

4 Impara a gestire le distrazioni

Time management e distrazioni

Nell’era dei social network, whatsapp e mail, le occasioni per distrarsi non si contano. Infatti molte persone sprecano diverse ore di quella preziosa risorsa che è il tempo in attività che non porteranno da nessuna parte, se non lontano dai propri obiettivi. E’ importante quindi riuscire a mantenere la concentrazione sul lavoro che si sta facendo e applicare un metodo per ridurre al minimo le distrazioni e restare focalizzati sulle attività importanti, anche imparando a dire di no alle richieste di chi ci vorrebbe impegnare in compiti poco rilevanti. Diventa abile nella gestione del tempo. Vuoi imparare a eliminare o ridurre al minimo distrazioni, interruzioni e procrastinazione? guarda qui.

5 Fallo, non indugiare

Time management e procrastinazione

Cioè non procrastinare né lavori né decisioni importanti. Procrastinare vuol dire rimandare in futuro le attività in cui ci si dovrebbe concentrare adesso. Questa abitudine, oltre a farti sentire in colpa, porta solitamente ad occuparsi dei lavori rimandati a quando non si ha più il tempo necessario per poterli completare.

E non fare il perfezionista, ricorda che FATTO è meglio che perfetto! Ciò vuol dire che bisogna impegnarsi per fare i lavori al meglio, ma indugiare alla ricerca della perfezione (che poi, esiste?) è una perdita di tempo.

6 Dosa bene la quantità di lavoro

Time management e delega

Come già detto al punto 4 è importante saper dire di no a quelle persone che vorrebbero rifilarci dei compiti poco o niente rilevanti per i nostri obiettivi, ma che  possono andare ad ingrossare il cumulo delle attività da svolgere, rendendolo eccessivo e creandoci delle distrazioni dallo svolgimento di attività importanti. Questo può portare a prestazioni scadenti, morale sotto i piedi e stress.

Il sovraccarico di lavoro però può essere dovuto anche alla mancanza di capacità di delega di quelle persone che non riescono a fidarsi degli altri e preferiscono controllare o fare tutto da soli e questo può diventare ( e spesso diventa) un problema per tutti.

7 Rallenta, impara la gestione del tempo

gestione del tempo e relax

Non essere uno schiavo delle attività. Non farti prendere dall’adrenalina quando hai mille mail da rispondere, scadenze da rispettare o incontri a cui partecipare. Tutto ciò non è sinonimo di efficacia e può generare stress. Impara a rallentare, meditare e gestire meglio il tuo tempo. Come dicevo all’inizio dell’articolo, a volte efficacia vuol dire fare meno (e pensare di più).

8 Fai una cosa alla volta

Time management e multitasking

Evita il multitasking, il fare cioè più cose alla volta come ad esempio parlare con qualcuno mentre si sta scrivendo. Si pensa che effettuare delle attività in parallelo ci permetta di guadagnare del tempo, in realtà secondo alcuni studi questo modo di procedere richiede dal 20% al 40% in più di tempo rispetto a quello impiegato per effettuare i lavori in sequenza. Oltretutto le attività svolte in serie una dopo l’altra producono risultati di qualità superiore. Quindi evita il multitasking e fai una cosa alla volta.

9 Prenditi delle pause

Time management e tecnica del pomodoro

Se pensi che lavorare tante ore senza interruzioni per delle sane pause sia un buon metodo per essere produttivi ti sbagli. Come si sa infatti il nostro cervello riesce a rimanere concentrato ed efficiente per dei periodi di tempo non troppo lunghi, dopodiché necessita di pause per riposarsi, ricaricarsi prima di re iniziare il lavoro in modo ottimale. Alcuni utilizzano la tecnica del pomodoro, che consiste nel puntare un timer sulla durata di venticinque minuti, passati i quali fanno cinque minuti di pausa. Ogni quattro “pomodori” fatti si prende una pausa più lunga della durata di 20 minuti.

Durante le pause è importante distrarsi dal lavoro che si stava facendo, facendo qualcosa di diverso. Se ad esempio lavori abitualmente davanti al PC, durante la pausa alzati e fai qualche lavoretto manuale o una passeggiata. Questo ti aiuterà a recuperare brillantezza mentale, a non stressarti troppo e quindi ad essere più efficace.

10 Pianifica le attività tenendo conto della tua cronobiologia

Time management e cronobiologia

Cioè pianifica le attività più o meno impegnative cerebralmente o fisicamente a seconda degli orari della giornata nei quali sai di poterle svolgere al meglio. Io ad esempio (ma credo la maggior parte delle persone) sono più brillante mentalmente la mattina e quindi svolgo le attività che richiedono questo tipo di impegno nelle prime ore della giornata. Il pomeriggio lo dedico ad attività meno impegnative e che hanno bisogno di minor concentrazione.


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