COMUNICAZIONE EFFICACE: SCOPRI GLI INCREDIBILI VANTAGGI

E LE CARATTERISTICHE DI QUESTA ABILITA' CHE TI CAMBIA LA VITA

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La capacità di praticare una comunicazione efficace è quell’abilità davvero importante che influenza molto la qualità della tua vita, professionale e privata. Volontariamente o involontariamente infatti, comunichi agli altri dei messaggi più o meno espliciti in continuazione. Sappi quindi che non puoi non comunicare. E che qualunque gesto, comportamento, parola o silenzio comunicano qualcosa. Perciò gli altri si fanno un’opinione di te in base a quello che gli comunichi, il che determina il tipo e la quantità di relazioni che hai. E’ evidente quindi come la qualità della tua vita dipenda molto dalla capacità di utilizzare una comunicazione efficace.

Saper comunicare efficacemente è quindi una delle skill più importanti. E se non hai questa capacità hai un grosso problema.  Ne consegue che la tua comunicazione deve essere migliorata se:

Non conosci l’arte della trattativa;
Il tuo interlocutore ti guarda con aria interrogativa, o poco convinta, o annoiata, o infastidita/irritata;
Non riesci a dare dei feedback in modo adeguato ai componenti della tua squadra di lavoro;
Non riesci a suscitare interesse, seguito e partecipazione nelle persone con le quali comunichi;
Non riesci ad essere convincente e persuasivo. Magari durante la negoziazione con un cliente;

Ma vediamo gli argomenti che verranno trattati in questo articolo:

GLI ENORMI VANTAGGI DELLA COMUNICAZIONE EFFICACE

Come accennato sopra, saper comunicare in modo adeguato ci dà degli vantaggi enormi, sia in ambito professionale che privato. Ti consente infatti di:

Aumentare le capacità di Team Work, migliorare i rapporti con i clienti e aumentare la loro fidelizzazione;
Rendere il lavoro più piacevole e di prevenire incomprensioni, conflitti personali e perdite di tempo;
Migliorare notevolmente la qualità e la quantità di relazioni che hai;
Trasmettere professionalità, fiducia e competenza;
Capire e usare il linguaggio del corpo. Imparare cioè a comprendere intenti, aspettative e pensieri degli interlocutori osservando sguardi, segni, posizioni e movimenti;
Suscitare interesse, partecipazione e seguito;
Essere convincente ed ottenere ottimi risultati nelle trattative;

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Ti parlerò inoltre dei Feedback, di persuasione, di come fare un’ottima prima impressione, di cosa fare per ottenere relazioni efficaci, dei presupposti per relazionarti con gli altri in modo straordinario e infine delle competenze specifiche per sviluppare la capacita di Team Work.

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IL TEST PER VALUTARE LE TUE ABILITA’ NELLA COMUNICAZIONE

Sotto trovi il link per effettuare il test e capire qual è il tuo livello nelle 5 fasi chiave della comunicazione. Ottieni così preziose indicazioni per svilupparle e diventare una persona in grado di produrre una comunicazione veramente efficace e mantenere relazioni con gli altri davvero ottime, sia in numero che in qualità.

A CHI E’ NECESSARIA SOPRATTUTTO UNA COMUNICAZIONE EFFICACE

Saper comunicare efficacemente è un’abilità fondamentale, utile sia in ambito professionale che privato. In ambito professionale è utile soprattutto a quelle persone che devono relazionarsi al meglio, farsi capire e convincere gli altri. E’ una competenza fondamentale quindi soprattutto per le seguenti figure:

  • Professionisti che si interfacciano direttamente con i clienti;
  • Imprenditori;
  • Leader;
  • Manager che devono gestire delle persone;
  • Tecnici o altre figure che lavorano in team;

COSA SIGNIFICA COMUNICARE EFFICACEMENTE

Chi possiede le skill per comunicare efficacemente possiede delle abilità davvero importanti che ti riporto di seguito. Ovviamente ognuna di queste va approfondita, coltivata e sviluppata se vuoi essere in grado di esercitarla al meglio. Vediamole.

CAPACITA’ DI NEGOZIAZIONE

Una negoziazione ottima è una negoziazione WIN WIN e consiste in una trattativa nella quale si ottiene come risultato una soluzione vantaggiosa per entrambe le parti. Questo significa raggiungere un accordo che soddisfi tutti, anche se le condizioni finali non sono necessariamente quelle inizialmente pensate. Se comunque entrambe le parti ne escono felici per il risultato raggiunto allora è una vittoria per tutti.

CAPACITA’ DI ESERCITARE EMPATIA NEI CONFRONTI DEGLI ALTRI

Possiamo definire l’empatia come la capacità di mettersi nei panni degli altri, capire perché stanno vivendo certe emozioni, cosa ha scatenato certe reazioni, comprendere i loro stati d’animo, le loro prospettive e i loro punti di vista.
Significa anche comprendere le loro aspettative, esigenze e richieste implicite, non esplicitamente esposte. Questo ci permette di relazionarci e comunicare meglio con gli altri.

MANIFESTARE CARISMA

Se volessimo dare una definizione di carisma potremmo dire che:
il carisma è un insieme di caratteristiche, abilità e comportamenti che rende interessanti, coinvolgenti, simpatici e ammirati. Chi lo possiede è quindi in grado di generare un seguito di persone disposte a supportarle e a lavorare con loro.
Essendoci questa influenza sugli altri, può essere perciò considerato anche una forma di potere, che va usato con etica e rispetto e non in modo improprio per manipolare le persone.

CAPACITA’ DI PERSUASIONE

Capire come convincere una persona ci può essere d’aiuto in varie occasioni, sia in ambito lavorativo che personale. Conoscere i modi e le tecniche da usare per indurre le persone ad adottare il nostro punto di vista è un’arte non semplice ma molto vantaggiosa. Attenzione, non stiamo parlando di metodi per manipolarle, ma di modi per far veder loro le cose da una diversa prospettiva più rispondente alla realtà, o più funzionale e utile.

CAPACITA’ DI FEEDBACK

Saper dare dei feedback nel modo corretto è una abilità. E come per tutte le abilità ci vogliono  le conoscenze e la pratica per poterlo far bene. Che si possono acquisire. Come potrai verificare facendo questo test , è una competenza che fa parte delle abilità chiave relative alla comunicazione.
Inoltre il saper ascoltare e dare dei feedback è anche elemento importante del lavoro di squadra. Leggi questo articolo per approfondimenti al riguardo.

PRATICARE L’ASCOLTO ATTIVO

Per ascolto attivo si intende l’abilità di un ascoltatore di dedicare la massima attenzione alla comunicazione (verbale, para verbale e non verbale) prodotta dall’interlocutore. Questo al fine di coglierne interamente e correttamente il significato. E’ necessario quindi interagire in modo rispettoso e interessato con l’interlocutore, dimostrando così coinvolgimento per l’argomento in discussione e/o il suo punto di vista.

I TRE LIVELLI DELLA COMUNICAZIONE

Comunicare correttamente ci permette di essere più “produttivi” e di arrivare al punto in modo più veloce e chiaro. Ciò  evita confusione, perdite di tempo, incomprensioni e disaccordi che rallentano il lavoro e rovinano le relazioni.

MA QUALI CARATTERISTICHE HA  LA COMUNICAZIONE EFFICACE?

Comunicare significa condividere, mettere qualcosa in comune con gli altri. L’atto della comunicazione ha infatti lo scopo di trasmettere a qualcuno informazioni e messaggi.

E’ formata da un “cosa” comunichiamo (il contenuto) e da un “come” comunichiamo, cioè il modo attraverso il quale trasmettiamo il contenuto.

Per una comunicazione efficace dobbiamo tenere sempre in grande considerazione il fatto che il “come” comunichiamo pesa il 93% della comunicazione stessa, mentre il “cosa” comunichiamo pesa solo il 7%. Sembra strano ma è così.

Esistono tre livelli di comunicazione: verbale, para-verbale, non-verbale. E per essere veramente efficaci dobbiamo fare in modo che ci sia coerenza tra loro. Se infatti attraverso la comunicazione verbale comunichiamo un concetto che non è sostenuto da una altrettanto convinta comunicazione non-verbale e para-verbale, il messaggio risulterà poco credibile. Pensiamo ad esempio a due venditori di uno stesso prodotto, che usano entrambi le stesse parole per cercare di venderlo. Uno dei due venditori però è convinto della bontà del prodotto che deve vendere, mentre l’altro no. Secondo voi quale dei due venditori otterrà maggiori risultati? Scontato no?! Vediamo ora meglio i tre livelli.

COMUNICAZIONE VERBALE

La comunicazione efficace -comunicazione verbale

La comunicazione verbale riguarda il “cosa diciamo”, cioè le parole e le frasi che utilizziamo. Vi ricordate quella cosa che incide solamente per il 7%..

Attraverso le nostre parole possiamo condizionare il nostro interlocutore. Quando queste indicano crescita, sviluppo, o novità trasmettiamo positività. Se invece le parole che utilizziamo  esprimono difficoltà, mancanze o problemi stiamo trasmettendo negatività.

COMUNICAZIONE PARA-VERBALE

efficace comunicazione para-verbale
comunicazione para-verbale

La comunicazione  para-verbale pesa il 38% sul totale e riguarda il modo con il quale parliamo, cioè:

  • Le caratteristiche della voce;
    • Tono
    • Timbro
    • Volume, forza o intensità;
  • Le pause e silenzi;
  • La pronuncia;
  • La cadenza;
  • Il ritmo;

COMUNICAZIONE NON-VERBALE

efficace comunicazione non-verbale
comunicazione non-verbale

La comunicazione non-verbale pesa per il 55% sul totale e riguarda il linguaggio del corpo, cioè:

  • Il look;
  • La postura;
  • La gestualità;
  • La mimica facciale;
  • La gestione dello spazio a disposizione;

Nel grafico sotto potete vedere il riassunto del peso di ognuno dei tre livelli della comunicazione.

il peso dei tre livelli della comunicazione
Il peso dei tre livelli della comunicazione

Oltre ai tre livelli di comunicazione visti sopra, ci sono poi dei diversi canali attraverso i quali veicolare il messaggio, che avviene attraverso le attività di un processo descritto in questo articolo.

Tutti questi elementi contribuiscono a comunicare un messaggio al nostro interlocutore. Quanto più questi sono coerenti tra di loro tanto più il messaggio sarà forte e credibile.

Come tutte le abilità, anche le competenze nella comunicazione si possono acquisire e/o sviluppare attraverso la formazione e la pratica. Quando ora vedo delle persone alle prime armi nella presentazione di un argomento ad altre persone, mi ricordo le mie prime esperienze da formatore. Malgrado preliminarmente avessi fatto un corso di trentadue ore apposito per  formatori, nelle mie prime esperienze pratiche gli errori commessi ci sono comunque stati. Mi furono  spiegate tutte le nozioni inerenti la comunicazione, trattando nel dettaglio gli argomenti di questo articolo, ma evidentemente serviva pratica e approfondimento, che ho fatto poi in seguito. Ho ancora molti margini di miglioramento, ma ci sto lavorando.

Se volete misurare le vostre abilità nella comunicazione e ottenere altre importanti e utili informazioni potete fare questo test.

LE SETTE “C” NECESSARIE PER UNA COMUNICAZIONE EFFICACE

Ma come deve essere una buona comunicazione per arrivare efficacemente al destinatario?

Deve rispondere ai requisiti richiesti dal metodo delle 7C, dall’iniziale delle 7 parole che definiscono le caratteristiche di una comunicazione adeguata. Vediamole:

CHIARA

La chiarezza è fondamentale. Per riuscire nell’intento, colui che vuole trasmettere un messaggio deve conoscere bene l’argomento che sta per discutere e avere ben chiaro lo scopo che si vuole raggiungere. Solo così il discorso risulta semplice e comprensibile a tutti.

Inoltre riusciamo a focalizzarci sulle cose che veramente interessano per il raggiungimento dello scopo della comunicazione.

“Non  hai veramente capito qualcosa fino a quando non sei in grado di spiegarlo a tua nonna”

Albert Einstein

CONCISA

Essere concisi significa essere brevi, attenendosi al punto senza divagazioni. Vuol dire essere sintetici e non utilizzare cinque frasi per comunicare un concetto che potresti esprimere con due.

CONCRETA

Quando sei concreto, chi ti ascolta riesce a capire in modo chiaro quello che gli stai comunicando, riscuotendo così maggior interesse e attenzione. Puoi essere più concreto lasciando il discorso generale, “di principio”, ed entrando maggiormente nel dettaglio (senza esagerare), comunicando immagini vivide che l’altra persona riesce facilmente ad immaginare.

CORRETTA

La comunicazione corretta è quella senza errori e che si adatta al tuo pubblico. Cerca perciò di:

  • Adeguarti al livello di istruzione dei tuoi interlocutori e di usare solo i  termini tecnici che sei sicuro possano essere compresi. Evita di usare il gergo specialistico quando non stai parlando esclusivamente con dei colleghi;
  • Controllare gli errori grammaticali;
  • Scrivere correttamente nome e titoli;

COERENTE

Una comunicazione coerente è formata da punti che non si contraddicono tra loro, collegati in modo logico e pertinenti con l’argomento generale. Cerca di affrontare solo un argomento alla volta e se devi comunicare più argomenti fallo in momenti diversi, con il canale adeguato. Fai il test per approfondimenti sui canali di comunicazione e sulle loro caratteristiche.

Ricorda che serve coerenza anche nei tre livelli di comunicazione, cioè verbale, para-verbale e non-verbale.

COMPLETA

Un messaggio è completo quando il tuo pubblico ha ricevuto tutte le informazioni di cui ha bisogno per essere informato e, se applicabile, per passare all’azione. Se ad esempio devi scrivere un promemoria per un incontro cerca di non dimenticarti di scrivere il nome dei partecipanti, la data , il luogo e l’orario relativi.

E’ inoltre importante che il messaggio contenga anche un invito all’azione, in modo tale che il pubblico capisca cosa vuoi che facciano. Per indicare una stessa cosa meglio comunicare cosa vuoi che facciano piuttosto che cosa vuoi che non facciano. Ad esempio se esiste un pericolo di vertigini in quanto siete in un luogo elevato, come può essere la grata metallica dell’arrivo di una funivia, meglio dire “guarda in avanti” piuttosto che “non guardare sotto”.

CORTESE

La comunicazione cortese è amichevole, aperta e onesta. Non ci sono subdoli messaggi offensivi tra le righe o toni aggressivi. Cerca quindi di essere empatico, considerando il punto di vista altrui, le sue aspettative e i suoi bisogni. Avevo parlato di empatia e di capacità di relazionarsi al meglio in questo articolo.

Bene, avete imparato le caratteristiche della  comunicazione efficace e gli enormi vantaggi che ottengono le persone che la utilizzano.


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