Briefing del Team: ecco i 6 passaggi chiave

Condividi le informazioni e organizzati al meglio

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Il Briefing è uno strumento efficace per evitare spiacevoli conseguenze da mancanza di informazioni, o dalla presenza di queste errate o mal interpretate. E, supportati dalla recente esperienza della pandemia, possiamo capire quanti danni possono fare informazioni carenti, sbagliate o mal interpretate.

E’ importantissimo quindi che, all’interno di un’organizzazione, circolino solo notizie, dati, rapporti e indicazioni corretti. Altrimenti è il caos, regna la disorganizzazione e la mancanza di efficacia ed efficienza nel raggiungimento degli obiettivi del Team. E’ per questo che è così importante dedicare del tempo all’organizzazione e conduzione di Briefing regolari ed efficaci.

Se infatti lo scambio di informazioni, indicazioni, Feedback e spiegazioni, a causa della fretta, avviene esclusivamente attraverso veloci messaggi sulle chat, mail, rapide telefonate etc, è probabile che nascano spesso problemi. Legati appunto a informazioni, indicazioni o dati mal interpretati. E ciò può far nascere situazioni di illusioni e successive delusioni (sappiamo quanto queste fanno male), conflitti che potevano essere evitati, sprechi di tempo e denaro per attività inutili, errori etc.

Ma vediamo di cosa ti parlerò in questo articolo:


I vantaggi della condivisione di informazioni con il Briefing

Come già accennato sopra, è fondamentale condividere regolarmente con i membri del Team di lavoro le informazioni, gli aggiornamenti, i dati e le indicazioni pertinenti.
Questo ha notevoli vantaggi:

  • Si chiariscono gli obiettivi dell’organizzazione/azienda e quindi le persone che ne fanno parte sono in grado di organizzarsi e lavorare più efficacemente per ottenerli;
  • I membri del Team imparano a conoscersi meglio. Questo porta ad una maggior fiducia e di conseguenza ad un livello più alto di qualità e quantità di collaborazione reciproca. Il risultato è una maggior efficacia del Team nel suo complesso. Questo è vero in particolar modo per quei Team composti da persone che lavorano in luoghi diversi;
  • C’è una miglior organizzazione del lavoro e assegnazione delle priorità nelle attività quando i membri del Team sanno su cosa stanno lavorando gli altri componenti della squadra;
  • Feedback regolari: in questo modo il Team leader è a conoscenza di cosa stanno facendo i vari componenti della squadra e può assicurarsi che ciò che è necessario fare venga effettivamente fatto;
  • Il Team Leader ha la possibilità di fortificare il proprio ruolo e di creare fiducia, collaborazione, impegno e coinvolgimento all’interno del Team;
  • I componenti della squadra comprendono le difficoltà e i problemi presenti e da affrontare. In questo modo possono prepararsi e organizzarsi al meglio per gestirli in modo efficace;

Ecco chi deve effettuare il briefing

Vediamo ora quali organizzazioni devono farlo e chi lo deve organizzare.

Quali organizzazioni devono farlo

I briefing sono necessari soprattutto a quelle aziende o organizzazioni che hanno dei processi complessi che coinvolgono più persone appartenenti a uno o più Team. Questi processi sono formati da attività che vanno coordinate attraverso l’aggiornamento di informazioni importanti, dati, indicazioni operative da seguire e obiettivi da raggiungere.

Chi lo deve organizzare

Il Briefing deve essere organizzato e gestito da un Team leader, seguendo i 6 passaggi chiave che ti illustrerò nel capitolo dedicato.

Scopri cosa vuol dire fare un briefing

Un Briefing è una riunione tra i membri di una squadra di lavoro ed ha lo scopo di aggiornare sulle situazioni o su dei fatti accaduti, dare indicazioni, comunicare dati o organizzare attività. Le caratteristiche di base di un Team Briefing sono:

  • Le riunioni sono brevi, in genere 30 minuti o meno;
  • Viene condotto faccia a faccia con un piccolo team, in altre parole, non un’intera unità aziendale;
  • Le domande sono incoraggiate;
  • Il capogruppo organizza l’incontro e presenta le informazioni;

Le tempistiche dei Briefing

Vedremo ora tre argomenti relativi alle tempistiche: frequenza dei briefing, loro durata e quando farli urgentemente.

Frequenza

Vista l’importanza di questa attività e le nefaste conseguenze che si possono verificare quando questa non viene fatta o viene fatta male, come visto sopra, è necessario farla diventare una pratica di routine. Questo significa che è buona cosa pianificare un appuntamento regolare, nei giorni ed orari stabiliti. Potrebbe essere, ad esempio, mezz’ora a settimana. Questo approccio favorisce la creazione di un’abitudine (sana) e l’organizzazione dei responsabili o dello staff che ci devono partecipare.

Durata

Il Briefing deve essere un’attività ben organizzata ma veloce. Quindi deve avere una durata breve. Tipicamente mezz’ora va bene.

Quando farli urgentemente

Ti ho detto sopra che il briefing deve essere un’attività svolta con regolarità, data la sua importanza, in giorni ed orari stabiliti. Ma ci sono situazioni particolari che potrebbero far nascere l’esigenza di organizzarne di straordinari. Per organizzarsi e coordinarsi a seguito di grossi cambiamenti o avvenimenti in un prossimo futuro. Oppure per situazioni che si sono create che richiedono aggiornamenti urgenti, condivisione di informazioni, dati e indicazioni operative da seguire.

Ecco come si organizza un briefing: i 6 passaggi chiave

Ed ecco il capitolo in cui finalmente ti illustro nella pratica come condurre i briefing dei Team di lavoro. Come ti ho già accennato, sono 6 i passaggi chiave per poterlo fare al meglio. Vediamoli.

1 Fallo diventare un processo sotto controllo.

In altre parole fai in modo che i briefing siano organizzati seguendo uno schema logico (come quello composto da queste fasi che ti sto indicando) e non fatti improvvisandone l’organizzazione, la raccolta e diffusione di informazioni. A tal proposito è necessario quindi:

  • Assicurarsi che i partecipanti al briefing e i Team Leader abbiano a disposizione le informazioni necessarie e siano consapevoli di ciò che sta succedendo all’interno dell’organizzazione;
  • Che i partecipanti al briefing siano formati su cosa significa fare un briefing e su come parteciparvi in modo efficace;
  • Supportare e premiare i Team leader che organizzano e conducono regolarmente briefing efficaci;

2 Stabilisci le regole base

E’ necessario stabilire delle linee guida per fare in modo che il briefing si svolga in un ambiente sereno e che sia uno strumento utile e positivo per tutti. Delle buone indicazioni di massima per fare in modo che ciò avvenga sono:

  • Assicurati di non escludere nessuno dal briefing. Se qualche membro del Team non può essere presente di persona cerca di trovare dei modi alternativi per farlo partecipare comunque. Ad esempio attraverso una web cam;
  • Pianifica giorni e orari regolari per le riunioni;
  • Cerca di mantenere la discussione sugli argomenti previsti. Affrontane uno alla volta e portalo fino in fondo. Cioè fino ad una conclusione, ad una decisione. E se qualcuno divaga riporta la riunione in carreggiata. Fai in modo che questa non diventi un continuo saltare da un argomento all’altro senza giungere mai ad una conclusione su niente. Sarebbe la morte dei briefing;
  • Chiarisci che deve essere usata una COMUNICAZIONE appropriata, e che non saranno tollerati atteggiamenti poco rispettosi, maleducati o disonesti;

3 Stabilisci gli obiettivi

Come detto in precedenza il briefing deve essere veloce. Bisogna quindi andare al nocciolo della questione, senza girarci troppo in giro e avendo ben chiari gli obiettivi del briefing e il messaggio che si vuole dare. A tal scopo è utile domandarsi:

  • Quali informazioni sono già disponibili a tutti?;
  • Quali informazioni devo condividere?;
  • Qual è il messaggio chiave che devo far passare? e di cosa invece devo discutere?;
  • Cosa ti aspetti che facciano i membri della tua squadra dopo questo briefing? quali azioni devono intraprendere?sarà chiaro a tutti cosa ti aspetti da loro?;
  • E’ necessario che tu dia ulteriori informazioni e indicazioni ai membri del Team per fare in modo che facciano quelle attività correttamente? come pensi di farlo?;
  • Quando vanno eseguite queste azioni? ho previsto di comunicarlo ai diretti interessati?;
  • I membri del Team come faranno a sapere se hanno raggiunto gli obiettivi necessari alla squadra?;
  • Quali azioni pianificate nel precedente briefing necessitano di un Feedback e di una discussione?;
  • E’ necessario che i partecipanti alla riunione preparino alcune informazioni attendibili prima di potervi partecipare?;

4 Prepara la presentazione

Il briefing è un processo solitamente formato dalle seguenti 3 attività: il Team leader da le informazioni e le indicazioni, i partecipanti fanno domande per chiarire i loro dubbi e infine il coordinatore (il Team leader) tira le somme e riassume l’incontro. Tenendo conto anche delle informazioni raccolte durante la discussione e dei feedback ricevuti. Il briefing completo e corretto deve comprendere i seguenti elementi:

  • Aggiornamenti sulle performance dall’ultimo briefing. Ovvero le comunicazioni sull’andamento delle prestazioni dell’organizzazione dall’ultimo incontro;
  • Discussione sui problemi relativi ai lavoratori del Team/organizzazione;
  • Aggiornamenti su modifiche, correzioni o cambiamenti di rotta che sono stati introdotti dall’ultimo incontro;
  • Impostazione priorità e obiettivi per il prossimo periodo, a livello di Team e di organizzazione;

Per poter gestire al meglio la presentazione di questi quattro argomenti devi capire quali dati ti sono necessari, quali strumenti usare per presentarli, che tipo di comunicazione usare e infine cosa potrebbe suscitare perplessità, dubbi o avversione. In modo che ti possa preparare in anticipo e gestire efficacemente le obiezioni.

5 Fai il briefing

Ok, l’hai preparato. Adesso lo devi fare. Per farlo al meglio segui queste indicazioni:

  • Scegli il giusto metodo di presentazione. Leggi questo articolo se vuoi fare delle presentazioni efficaci ed evitare 10 errori tipici;
  • Usa una comunicazione efficace, scopri quali sono le 7 C che devi usare per riuscirci e per risultare interessante, chiaro e coinvolgente;
  • Cerca di essere positivo, anche se magari il messaggio non è proprio dei migliori. cerca sempre di vedere e comunicare la parte positiva della situazione;
  • Sii convincente. Per riuscirci devi essere competente nell’argomento che stai trattando e credere in quello che dici;
  • Condividi in modo trasparente le informazioni di cui disponi e incoraggia le domande. Prediti a cuore le preoccupazioni che queste potrebbero suscitare;
  • Tira le somme riassumendo i punti principali. Includi perciò il punto sulla situazione attuale, le decisioni prese e le attività conseguenti concordate;

6 follow-up

Se vuoi proprio fare le cose fatte bene, puoi usare il briefing anche per altri scopi complementari davvero importanti. Quali? migliorare la comunicazione, la fiducia e l’impegno del tuo Team. Lo puoi fare attraverso queste attività successive:

  • Rafforzando il messaggio dato nel briefing usando la email o altri strumenti di comunicazione interna;
  • Migliorando le tue competenze manageriali e di Leader attraverso i Feedback ricevuti. Guarda qui se vuoi migliorare la tua abilità nel dare e ricevere Feedback;
  • Parlando di quanto è emerso durante il briefing con il tuo capo;
  • Condividendo informazioni, decisioni prese e indicazioni sulle attività operative anche a quelle persone che non hanno potuto partecipare al briefing;
  • Monitorando l’efficacia dei briefing attraverso la conoscenza di ciò che succede dopo l’effettuazione di questi. Che si può desumere restando in contatto con i membri del Team;

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